Семейный адвокат
Назад

К чему приводят нарушения в кадровом делопроизводлстве

Опубликовано: 29.11.2019
0
8

Обязанности кадрового делопроизводителя по документообороту

Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

  • формирование личных дел сотрудников предприятия;
  • оформление справок, больничных листок и заявлений;
  • подготовка кадровых приказов;
  • разработка табеля и учёт рабочего времени;
  • сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;
  • начисление и расчёт заработной платы и другое.

Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:

  • рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
  • мониторинг рынка по заработной плате;
  • работа со списком вакансий предприятия;
  • оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.

Учёт документов по аттестации и оценки персонала:

  • оформление оценочных бланков и положений;
  • составление аттестационной характеристики сотрудников.

Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе электронного документооборота. Преимущества такой системы в работе бесспорны.

Рассмотрим далее основные преимущества более подробно.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Экономия времени. Для того, чтоб подписать одно распоряжение сотруднику отдела кадров необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление необходимы в этом приказе.

С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою подпись в электронном виде. Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа.

Предлагаем ознакомиться:  НДФЛ - Налог на доходы физических лиц

Уменьшение ошибок. Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Это неполный перечень всех преимуществ этой системы, но, ознакомившись с ними, уже можно сделать определённые выводы.

Подытожив вышесказанное, хочется отметить важность правильного ведения кадрового делопроизводства. Правильно подобранный коллектив отдела кадров будет служить вам надёжным гарантом защиты своих прав и сведения к нулю ошибок при проведении различных государственных проверок.

Электронный кадровый документооборот в организации

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

В 2017 году кадровое делопроизводство претерпело ряд изменений. Например, микропредприятия получат возможность работать по упрощенной системе кадрового учета (Федеральный закон № 348-ФЗ). Изменятся также правила оценки уровня квалификации (Федеральный закон № 239-ФЗ). С 2017 года трудовое законодательство РФ особо строго регулирует такое положение, как ознакомление работника с документом под подпись с указанием даты.

Аудит кадровой документации поможет не только отследить все изменения, но и отыскать ошибки в работе, если таковые уже имеются в делопроизводстве вашей фирмы.

В первую очередь, проверяются приказы. К кадровым относят те, которые фиксируют:

  • Отпуска и командировки.
  • Премии и поощрения.
  • Взыскания и другие нарушения трудовой дисциплины.

Этот вид приказов хранят от трех до пяти лет.

У личных приказов срок хранения длительный – до 75 лет. Относят к ним все, которые издаются в связи с принятием на работу сотрудников, их увольнением и переводом.

Обязательны для заполнения и хранения личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки и договоры. Это бумаги и бланки, относящиеся к индивидуальным делам сотрудников. Для строгого учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вводится соответствующая книга, хранящаяся 75 лет.

Предлагаем ознакомиться:  Куда пожаловаться на министерство здравоохранения

Последние изменения в трудовом законодательстве потребовали от руководителей всех видов организаций в качестве обязательных иметь и формы по СОУТ. Результаты специальной оценки условий труда действительны на срок от года до пяти лет, до следующей аттестации.

Локальные нормативы кадровой службы, а также пакет учредительных документов всегда должны находиться под рукой.

Как вести кадровое делопроизводство, чтоб оградить компанию от проблем и штрафов

Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.

Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.

К чему приводят нарушения в кадровом делопроизводлстве

Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и временем.

Второй вариант, сейчас набирает популярность всё больше и является оптимальным, да и обойдётся такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.

Суть метода в том, что опытные специалисты приходят в организацию с временным аутсорсингом. Основная их задача: привести в порядок все существующие документы кадрового делопроизводства.

В результате чего, в компании приводится в порядок кипы специфической трудовой документации, такие как:

  • Приказы о приёме, перемещении и увольнении сотрудников.
  • Различные акты, табеля учётного времени, графики отпусков.
  • Журналы учёта приказов, документация по ознакомлению сотрудников с распоряжениями.
  • Положения об обучении и аттестации сотрудников, их личные карточки, трудовые и так далее.

Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.

Предлагаем ознакомиться:  Сверка расчетов с налоговыми органами

Виды нарушений

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

Некорректное ведение кадрового делопроизводства подразумевает типичные огрехи, допускаемые при составлении и дальнейшем использовании документов на предприятии.

Как правило, на предприятии документооборотом поручают заниматься бухгалтеру или помощнику руководителя, секретарю. В более крупных фирмах создается кадровый отдел. От работников кадровой службы предприятия требуется держать в идеальном состоянии все нужные папки с бумагами.

  • Трудовые договоры с сотрудниками. Если необходимо, график смен и Положение о ненормированном рабочем времени на предприятии.
  • Штатное расписание.
  • График отпусков.
  • Правила распорядка.
  • Документацию, описывающую регламент оплаты труда.
  • Должностные инструкции
  • Коллективный договор.

Ведение кадрового делопроизводства

Внимательно нужно относиться ко всему, что касается заработной платы сотрудников. Для выплаты должны быть установлены конкретные даты, например 15-е и 30-е числа каждого месяца, но не реже, чем в две недели.

Минимальный размер должен учитываться, а цифры совпадать во всех документах, начиная с трудового договора. Все комиссионные и надбавки определяются по критериям и рассчитываются согласно установленным в документальном порядке нормам.

Соблюдение правил ведения кадровой документации оградит фирму от частых внезапных проверок и снизит риск конфликтов с увольняемыми работниками. Правильное распределение рабочего времени и денежных средств ведет к улучшению финансовой деятельности ИП.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpress

Подробнее о допускаемых ошибках

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector