Семейный адвокат
Назад

Как должен быть оборудован отдел кадров правила

Опубликовано: 12.09.2019
0
2

Общие требования к организации рабочего места

Данные требования регулируются Трудовым кодексом РФ, Санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами (СанПиН) и другими правовыми документами.

Главная цель организации рабочего места – обеспечить высококачественное и эффективное выполнение работ с соблюдением установленных сроков и при полноценном использовании закрепленного за работником оборудования.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Для ее достижения к рабочему месту предъявляются требования организационного, технического, эргономического, санитарного, гигиенического и экономического характера.

Важнейшим требованием при организации рабочего места является обеспечение безопасных комфортных условий для работы, пресечение возникновения профзаболеваний и несчастных случаев. Весь этот комплекс мероприятий называется охраной труда на производстве.

Иначе говоря, охрана труда, по сути, является системой законодательных актов в совокупности с социально-экономическими, организационными, техническими, гигиеническими и лечебно-профилактическими мероприятиями и средствами, обеспечивающими безопасные условия работы и сохранение здоровья работников предприятия.

Для этого необходимо создать благоприятные условия труда в соответствии с санитарными нормами, техникой безопасности, эргономикой, эстетикой.

Законодательством нашей страны жестко регламентируются температура и влажность воздуха в помещении. В частности, при среднесуточной температуре на улице ниже 10°С амплитуда ее колебаний в помещении должна составлять 22-24°С. При температуре внешней среды больше указанного значения – 23-25°С. В случае временного несоблюдения этих условий в ту или иную стороны продолжительность рабочего дня сокращается (СанПиН 2.2.4.3359-16 от 21 июня 2016 г. № 81).

Поскольку сегодня невозможно представить офисную работу без ПЭВМ, существуют нормы для сотрудников, использующих в своей работе компьютерную технику. Например, при работе с компьютером с плоским монитором рабочее место должно иметь площадь не менее 4,5 кв. м, при использовании кинескопического монитора – 6 кв.м.

Как должен быть оборудован отдел кадров правила

Нормативно регулируется также уровень электростатических и электромагнитных полей, радиационного и ультрафиолетового излучения, радиочастотных диапазонов и иных вредных для здоровья сотрудников факторы.

Внимание! В подвальных помещениях запрещено использование ксероксов, принтеров и другой оргтехники, а для обычных офисов установлены соответствующие нормативы по расстоянию между техническими средствами (СанПин 2.2.2. 1332-03).

Также соответствующими статьями СанПина устанавливаются нормативы для освещения. К примеру, освещенность в помещении должна находиться в пределах от 300 до 500 люкс. При использовании искусственного освещения светотехнические параметры должны обеспечивать возможность хорошей видимости информации, выдаваемой экраном персонального компьютера.

Для уровня шума установлен максимальный порог в 80 децибелл (СанПин 2.2.4. 3359-16).Нормативные документы предусматривают установку специальных фундаментов или амортизирующих прокладок под основную шумопроизводящую аппаратуру и иное оборудование, а также применение материалов, поглощающих шумы.

Порядок приема пищи на рабочем месте регламентируется статьей 108 Трудового Кодекса РФ, СНиП 2.09.04-87:

  • при количестве работающих менее 10 человек необходимо место площадью не меньше 6 кв. м, оснащенное обеденным столом;
  • при числе работников до 29 человек необходимая площадь составляет вдвое больше;
  • если на предприятии работает до 200 сотрудников, обязательно наличие столовой-раздаточной;
  • если количество работающих превышает 200, столовая должна обеспечиваться сырьем либо полуфабрикатами.

При возникновении ситуаций, не урегулированных санитарно-гигиеническими нормами (протекает крыша, неисправен туалет и т.д.), сотрудник имеет право отказаться от работы. При этом работодатель обязан предложить ему иную занятость, пока проблема не будет устранена полностью. При невозможности такого решения, согласно статье 157 ТК РФ, работодатель обязан объявить простой с выплатой неустойки в размере как минимум 2/3 средней заработной платы работника.

Из эргономических требований к рабочему месту необходимо дополнительно отметить следующие:

  1. Выбор рационального местоположения рабочей поверхности и зоны с учетом антропометрических данных конкретного сотрудника.
  2. Предусмотрение мер по предупреждению либо снижению преждевременного утомления работника, возникновению у него стрессовой ситуации с учетом физиологических, психофизиологических особенностей человека и его характера. Кстати, по утверждению психологов, работники, постоянно использующие в работе электронно-вычислительную технику, намного больше подвергаются стрессу, чем их менее «продвинутые» коллеги.
  3. Обеспечение скорости, безопасности и удобства техобслуживания как в обычных, так и в чрезвычайных условиях работы.
Предлагаем ознакомиться:  Получение гражданства рф по матери сроки рассмотрения

Технические параметры включают в себя оснащенность инновационной техникой, приспособлениями, лабораторным оборудованием, грузоперемещающими механизмами и т.д.

На оборотной стороне обложки личного дела может указываться список руководителей, которым дело может быть выдано для ознакомления. Здесь же подклеивается конверт для карточки учета (контрольной карточки) выдачи дела. Изменения и дополнения в персональные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров и (или) личную учетную карточку формы Т-2 на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых сотрудниками (свидетельства о браке, диплома и т.д.).

Устное заявление сотрудника не является основанием для внесения указанных изменений (кроме второстепенных сведений — изменения номера домашнего телефона, места работы близких родственников и т.п.). Все новые записи в дополнении к личному листку по учету кадров и учетных формах заверяются росписью работников отдела кадров.

Их следует помещать в папки, на которых указывается вид производимых с ними действий, например: для подшивки в личные дела, для отправки и т.п., или фамилии граждан, к работе с которыми относятся данные документы. Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов.

Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшиваются в соответствующее дело. Карточки в процессе работы с ними хранятся в промежуточной рабочей картотеке, а после окончания работы — помещаются в основные картотеки.В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы должны быть убраны в металлические шкафы, сейфы, которые запираются и опечатываются печатью данного работника. Ключи от шкафов сдаются начальнику отдела кадров под роспись в соответствующем журнале. На рабочем столе не должно оставаться ни одной бумажки.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников хранятся только в сейфе начальника отела кадров.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работниками отдела. Помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей.

Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т.к. посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров и физической безопасности работников отдела.Популярные вопросы Условия хранения документов Где организация должна хранить кадровые документы Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Как должен быть оборудован отдел кадров правила

Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

В коммерческих организациях Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п.3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

  • уничтожение должно быть санкционированным (т. е. запрещается самовольное уничтожение документации без оформления соответствующих документов);
  • запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предстоящему разбирательству по судебным искам или расследованию;
  • уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации;
  • должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые и резервные копии и копии для длительного хранения.
Предлагаем ознакомиться:  Отдел кадров декретный отпуск

Наша справка Шредирование — наиболее распространенный и популярный на сегодня метод уничтожения бумажных документов.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

  • организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

  • создание эффективной системы штатных сотрудников;

  • разработка карьерных планов сотрудников;

  • разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Защита персональных данных в работе отдела кадров

Привлекают его дешевизна, «экологичность», достаточная надежность. Главное достоинство — документы можно уничтожать поэтапно, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов.

В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты.

Важно

При выборе шредера специалисты советуют принимать во внимание количество ежедневно ликвидируемых документов. Рекомендованная дневная нагрузка — важный фактор, который стоит учитывать при подборе агрегата.

Еще один принципиальный момент — насколько конфиденциальна информация. От этого зависят уровень секретности уничтожителя и тип порезки.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

  • определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

  • анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

  • внедрение систем мотивации труда;

  • подготовка штатного расписания предприятия;

  • оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

  • проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

  • ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

  • организация аттестаций сотрудников;

  • подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Как организовать отдел кадров

Инфо

Сюда относятся также дела с документацией по планированию, учету, анализу и отчетности в части основной деятельности отдела. Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса отдела и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность на различных предприятиях, конфиденциальный характер этой группы документации определяется тем, что злоумышленник может извлечь из анализа этой документации на конкретном предприятии следующие полезные для себя сведения:’ распределение функций между отделом кадров и планово-финансовым отделом, бухгалтерией, юридическим отделом, военно-учетным столом и другими подразделениями, т.е.

Предлагаем ознакомиться:  Многодетная семья в России - это сколько детей считается? (2019 год)

сведения от том, где искать требуемую информацию;’ распределение функций внутри отдела кадров между структурными единицами отдела (группами, секторами) и между работниками, т.е.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Общие требования к организации рабочего места

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных  с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров  представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Как должен быть оборудован отдел кадров правила

 Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Как должен быть оборудован отдел кадров правила

Доступ работников отдела к справочно-информационному банку данных должен быть ограничен и определяться их служебными обязанностями. Разовое ознакомление с учетной карточкой какого-либо сотрудника разрешает начальник отдела кадров.

Отчетная и справочная работа отдела формирует каналы объективного санкционированного распространения персональных данных и может служить основой формирования канала несанкционированного получения и незаконного использования ценных сведений. В связи с этим требуется повышенное внимание к обеспечению сохранности и конфиденциальности отчетных и справочных массивов информации.

Первым руководителем предприятия должен быть регламентирован порядок получения нижестоящими руководителями необходимых им для работы справочных данных. Устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров.

Наша справка Помещение архива организации должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок.

Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей — 120 см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

В этой связи кадровой службе приходится решать две противоположные задачи. Задача 1.Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личностные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику в процессе поиска им канала несанкционированного доступа к ценной информации предприятия, для шантажа сотрудника и склонения его с сотрудничеству.

На личных делах гриф ограничения доступа не ставится, т.к. весь комплекс личных дел является конфиденциальным. Личное дело должно обязательно иметь опись документов, включенных в дело.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

, , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector