Семейный адвокат
Назад

Если сотрудник в отпуске кто его замещает

Опубликовано: 13.11.2019
0
0

Понятие

Трудовой кодекс допускает возможность назначать человека на должность другого работника, пока последний пребывает на отдыхе. Днем приема обычно выступает день начала отпуска, а день окончания приходится на сутки раньше, чем основной работник выходит на службу. Возможность использовать замещение временно отсутствующего работника на время отпуска прописана в статье 72.2 ТК РФ.

Также см. «Возложение обязанностей с и на главного бухгалтера».

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Руководство компании выбирает лицо, которое будет временно выполнять обязанности отсутствующего сотрудника, не прерывая его основную деятельность. Причем выполнение дополнительных работ происходит в рабочее время, а не после него.

Обязанность или возможность?

Чтобы временно назначить на место другого сотрудника, руководитель организации должен получить у работника, выходящего на замену, письменное согласие. Однако это правило не действует на ряд случаев, закрепленных в трудовом законодательстве.

Не получив твёрдое «да» от своего подчиненного, руководитель имеет право самостоятельно перевести его на другую работу. Но не дольше чем на один месяц. Более такого: возможность такой замены может быть и не прописана в трудовом договоре. Между тем, замещение временно отсутствующего работника на время отпуска без согласия заместителя в этом случае возможно только в силу следующих сложившихся обстоятельств:

  • различных катастроф в результате природных или техногенных катаклизмов;
  • аварий на производстве;
  • несчастных случаев во время рабочего процесса;
  • возгораний, приведших к пожару;
  • наводнений;
  • землетрясений;
  • массовых голодовок;
  • распространения каких-либо заболеваний (эпидемии);
  • чумы или других массовых заболеваний животных;
  • иных случаев, вызвавших последствия, представляющие угрозу для жизни человека или нормального проживания части или сразу всего населения.

Во всех остальных случаях нанимателю придется получить согласие от замещающего работника. Только после этого можно будет оформить его перевод под замену. В противном случае имеет место нарушение трудового законодательства, что может повлечь административную ответственность.

Как оформить замещение работника?

Порядок оформления совмещения должностей на время отпуска таков.

  1. Составляют дополнительное соглашение о расширении должностных обязанностей сотрудника на определенный срок. В нем обязательно наличие даты составления, периода и подписей сторон.
  2. Издают приказ о совмещении должностей. Документ должен содержать следующие пункты:
    • причину необходимости совмещать свою и чужую работу – отпуск сотрудника;
    • период, на протяжении которого предстоит замещать коллегу;
    • список передаваемых обязанностей.

Помимо собственной зарплаты, сотрудник получает доплату за совмещение должностей на время отпуска коллеги. Ее сумму определяют на основании характеристики деятельности, особенностей работы и обязательно отражают в приказе. Она может быть установлена в натуральной форме или процентах от оклада. При этом – облагается подоходным налогом и страховыми взносами в общем порядке.

ПРИМЕРМенеджер по работе с клиентами ООО «СИРИУС» А.И. Вишневская уходит в отпуск с 08.12.2016 по 23.12.2016. На период отсутствия сотрудницы принято решение о возложении ее обязанностей на руководителя отдела продаж – А.В. Василькова в порядке совмещения должностей с доплатой 13 600 руб. Процесс оформления будет таким:

  1. Составляют допсоглашение, на котором ставят свои подписи директор и сотрудник. Вот заполненный образец:
  2. dopsoglashenie

  3. Кадровые специалисты составляют приказ о возложении дополнительных трудовых обязанностей на А.В. Василькова. В нем обязательно наличие подписи работодателя, сотрудника и указание продолжительности выполнения обязанностей. Заполненный документ выглядит так:
  4. prikaz_o_sovmeshchenii

  5. Начисляют оплату труда за совмещение должностей. Сумма доплаты за совмещение должностей на время отпуска – фиксированная (13 600 руб.).
  6. Согласно законодательству, при совмещении должностей производят отчисления:
    • НДФЛ (13%): 13 600 × 13% = 1768 руб.
    • страховые взносы: 13 600 × 22% = 2992 руб.

Сведения о совмещении не фиксируют в трудовой книжке, личной карточке и табеле. При изменении условий, в результате которых доплата подлежит уменьшению или полной отмене, оформляют соответствующий приказ с указанием причин принятия подобного решения. Сотрудника об этом уведомляют заблаговременно и в письменной форме.

Если работник уходит в отпуск на несколько дней, то необходимости искать замену у работодателя обычно не возникает. Но если отпуск длительный, например, декретный, то следует найти нового работника или поручить кому-либо выполнение этих обязанностей.

Если сотрудник в отпуске кто его замещает ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг
Как поступить работодателю

Метод замещения

Замещение собственными силами Привлечение работника со стороны
Совмещение обязанностей Внешнее совместительство
Увеличение объема работы Срочный трудовой договор
Временный перевод на другое место работы
Внутреннее совместительство
Предлагаем ознакомиться:  Какие дни идут в отпуск

Как оплачивается

Порядок расчета заработной платы при замещении на время отпуска зависит от обстоятельств. Если работник был переведен под замену из-за чрезвычайной ситуации, то размер оплаты его труда на это время не должен быть ниже, чем на обычном месте его работы.

Когда замещение ни с какими природными или техногенными событиями не связано, а имеет место обычный выход основного работника на отдых, размер оплаты труда заместителя определяют индивидуально. В специальном соглашении прописывают информацию о порядке исчисления уровня дохода. На его размер влияют следующие факторы:

  • уровень квалификации;
  • сложность, объем и качество выполняемой работы;
  • обстоятельства труда.

При расчете исходные данные берут из штатного расписания. Но на практике зарплата во время замещения может быть, как выше, так и ниже, чем на прежнем месте. В любом случае, параметры дополнительных выплат прописывают в соглашении.

Временный перевод

Если сотрудник в отпуске кто его замещает

Замещение переводом производится опять же по соглашению. Но, в отличие от совмещения, при переводе сотрудник будет исполнять только рабочие обязанности замещаемого работника, но не свои.

При этом согласие сотрудника на перевод не имеет значения, то есть он обязан будет исполнять чужие обязанности в обстоятельствах:

  • если случилась катастрофа, авария или стихийное бедствие;
  • населению или его части угрожают эпидемии, голод или последствия аварий;
  • невыполнение работы угрожает простоем или уничтожением имущества фирмы или её контрагентов.

Оплата

По норме статьи 72.2 Трудового кодекса оплата за временную работу в результате перевода производится соразмерно выполняемой функции. При этом зарплата замещающего сотрудника не должна быть меньше той, которую он получает на основном месте.

Если имеет место соглашение сторон, то замещающему сотруднику выплачивается денежная сумма, указанная в соглашении, за вычетом НДФЛ.

Оформление

Так как статья 72.2 ТК всё же обязывает подписывать соглашение на временный перевод, если не имеет место перевод без согласия, то составляется опять же допсоглашение к трудовому договору.

Если сотрудник в отпуске кто его замещает

«Работник и работодатель согласились с тем, что работник в период с 01.07.2016г. по 29.08.2016г. на время отпуска секретаря Ивановой Т.Т. переводится на должность секретаря (должностная инструкция прилагается). За исполнение секретарских обязанностей работнику выплачивается зарплата в размере 15 тысяч рублей».

На основании допсоглашения или в ситуации, когда согласие сотрудника на перевод не требуется, составляется приказ о переводе. Можно оформить приказ на бланке Т-5. Эта форма не обязательна для применения, но использоваться может.

В приказе должны быть обозначены данные:

  • о фирме (название и обязательные коды);
  • о сотруднике (ФИО, должность и отдел);
  • прежнее место работы;
  • новое рабочее место;
  • срок перевода (временно);
  • размер зарплаты на время перевода.

https://www.youtube.com/watch?v=ytabout

Приказ обязательно визирует директор фирмы и подписывает замещающий.

Иногда люди после отпуска сразу увольняются. Заместители же могут быть переведены из разряда замов на постоянную работу в новой для себя должности. Такая возможность существует. Иногда это происходит само-собой.

В такой ситуации человека переводят уже на постоянную работу в конкретной должности. Взаимоотношения между ним и работодателем будут основываться на трудовом договоре, а составленное ранее соглашение о замещении на время отпуска автоматически утратит свою силу.

Совсем необязательно для замещения переводить сотрудника с его привычного места работы. Он может выполнять обязанности сразу за двоих – себя и человека, ушедшего в отпуск. Такая возможность определена в статье 60.2 ТК РФ.

Для совместительства согласие работника тоже будет обязательным условием. Оформление происходит в этом случае уже несколько по-иному.

Также см. «Как оформляют замещение на время больничного».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Характерным отличием в оформлении внутреннего совместительства является необходимость заключения отдельного трудового соглашения. Связано это с тем, что работник будет делать новую работу в другое, свободное от основного труда время. Этот документ можно заключить с теми лицами, на которых не распространяются ограничения, отраженные в ст.

Порядок оформления внутреннего совместительства:

  • издание приказа о приеме на работу по совместительству;
  • ознакомление работника с приказом под роспись;
  • внесение записи в трудовую книжку;
  • заполнение отдельной личной карточки.

Если отпуск основного работника продлится менее 2 месяцев, то с лицом, которое должно будет выполнять его обязанности, вы должны заключить срочный трудовой договор на срок до 2 месяцев (ст. 289 ТК РФ). Ему нельзя будет установить испытательный срок. Также временный сотрудник будет иметь право на отпуск.

Если же в связи с более длительным отпуском основного работника срочный договор будет заключен на срок от 2 до 6 месяцев, то новому работнику вы сможете установить испытание, но максимум на 2 недели (ст. 70 ТК РФ). В части предоставления отпусков либо выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, на таких работников распространяются общие правила.

Замещение руководителя

К замещению руководителя на время отпуска предъявляются определенные требования. Обычно это обязательство возлагается на заместителя, в трудовом договоре которого такое обстоятельство оговорено. Это позволяет не издавать никаких дополнительных соглашений.   Если же такая возможность в трудовом соглашении не оговорена, то необходимо издать приказ о замещении руководителя.

Предлагаем ознакомиться:  Что делать если штраф ГИБДД пришел ошибочно: как написать жалобу или обжаловать в суде, если не согласен

Директор тоже работник организации, и тоже имеет право на отпуск. Если у директора есть заместитель, то именно он сможет выполнять обязанности на время директорского отпуска. Это должно быть обозначено в должностной инструкции, ведь на то он и заместитель, чтобы временно замещать.

Если же заместителя нет, придётся издавать приказ на временное замещение директора (ВРИО). В приказе указывается:

  • основание замещения (отпуск);
  • ФИО и должность замещающего;
  • срок замещения;
  • доплата.

При передаче обязанностей руководителя организации необходимо учитывать определенные нюансы.

Если сотрудник в отпуске кто его замещает

Обычно обязанности передают заместителю или лицу, указанному во внутренних документах (уставе и т. п.). Тогда составлять дополнительное соглашение не надо. При отсутствии подобных сведений издают приказ с назначением ответственного человека.

Обязанности лица, замещающего руководителя на время отпуска, необходимо указать в должностной инструкции. В этом документе надо проинформировать о праве ставить подписи и нести ответственность за принимаемые решения.

Оформление временного работника

Если назначение замещающего лица не связано с какими-то чрезвычайными обстоятельствами, то составление работником заявления – обязательный этап. Его пишут по стандартной схеме (требований в законе нет).

Заявление должно иметь следующие атрибуты:

  • указание того, на чье имя составлено заявление, и от кого оно исходит (не только Ф.И.О., но и должности обеих сторон);
  • прописывают слово «Заявление»;
  • в самом тексте работник должен выразить свое согласие о замещении на время отпуска другого работника; тут же указывают причину, по которой происходит замещение (отпуск основного работника с указанием дат);
  • обязательно указывают, на какую должность переходит замещающий и на какой срок (дата начала и окончания работы в качестве заместителя);
  • прописывают дату составления документа;
  • указывают должность и инициалы составителя заявления, ставят подпись.

Наличие заявления не означает, что руководителю не нужно составлять дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом документе прописывают:

  • какие именно функции будут лежать на сотруднике;
  • как она будет оплачена;
  • сколько будет длиться.

После оформления этих документов сам работодатель или ответственное лицо составляет приказ на замещение на время отпуска. Образец, который расположен ниже, позволит заполнить документ правильно.

Используют для этого обычно стандартные формы Т-5 или же Т-5а. Ознакомление заместителя с данным приказом – обязательно. Об этом должна свидетельствовать его подпись.

В приказе о приеме на работу – форме N Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) также должно быть указано, что новый сотрудник принят на время вместо основного работника. Для этого:

  • в шапке приказа «принят на работу по» можно указать не конкретное число, а по «дату выхода на работу…» и далее ФИО основного работника;
  • в строке «условия приема на работу, характер работы» указать: «на период временного отсутствия…» и далее ФИО основного работника.

Что касается трудовой книжки временного сотрудника, то в ней в соответствии с общими требованиями необходимо сделать запись о приеме на работу без отметки, что работать он будет взамен временно отсутствующего работника.

Замещение сотрудника через найм по срочному трудовому договору

Когда невозможно совместить две должности, допустимо временное освобождение одного из работников от своих постоянных обязанностей с целью выполнять трудовые функции отсутствующего.

Руководство не имеет права принуждать подчиненных, поэтому временный перевод возможен только с письменного соглашения. Оно содержит:

  • подписи обеих сторон;
  • характер и объем дополнительной работы;
  • длительность выполнения трудовых функций коллеги (может быть прописано в уставе, трудовом контракте);
  • сумму полагаемых выплат.

Если сотрудник в отпуске кто его замещает

Письменное согласие не нужно в одном случае – когда условия работы не меняются по сравнению с прописанными в трудовом договоре. Заявление подавать не нужно.

Следующий этап оформления – издание приказа о замещении должности на время отпуска по форме, утвержденной Госкомстатом (Т-5 или Т-5а). Бланк документа на нашем сайте находится здесь.

Такой приказ должен содержать:

  • причину замещения;
  • сумму оплаты за выполнение трудовых обязанностей;
  • вид деятельности;
  • период замещения.
Предлагаем ознакомиться:  Коллекторы перестали звонить – к чему это? Что значит, если коллекторы перестали звонить

Оплату труда предоставляют в размере, установленном штатным расписанием. Поскольку сотрудник-заместитель полностью освобожден от своих постоянных обязанностей и выполняет трудовые функции за другого человека, доплата может и отсутствовать. Исключение: когда новая работа более сложная и высокооплачиваемая.

ПРИМЕРЭкономист А.Н. Рубцова, работающая в ЗАО «Рилиз Билд», уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 дней. Период отсутствия: 15.11.2016 – 12.12.2016. Ее трудовые обязанности переходят бухгалтеру И.Н. Орлову в порядке замещения должности. Согласно уставу, сотруднику положена доплата 40% должностного оклада А.Н. Рубцовой.

Последовательность оформления замещение должности в «Рилиз Билд»:

  1. Составляют соглашение с указанием причины принятия решения (отпуск экономиста), даты и подписей заинтересованных лиц.
  2. Издают приказ о замещении должности экономиста И.Н. Орловым.
  3. Оплата труда
    Согласно сведениям бухгалтерской программы, оклад отсутствующей сотрудницы составляет 23 700 руб./мес. В результате замещения должности во время отпуска И.Н. Орлову положено начисление в размере:
    23 700 × 40% = 9480 руб.
  4. Расчеты с бюджетом
    Фирма «Рилиз Билд» обязана удержать с дохода сотрудника подоходный налог в размере:

    9480 × 13% = 1232,4 руб.

    Во внебюджетные фонды начисление такое:

    9480 × 22% = 2085,6 руб.

Некоторые организации не могут переложить обязанности ушедшего в отпуск сотрудника на другого человека. Причины разные: высокая загруженность, отсутствие требуемого опыта и т. д. Когда совмещение или замещение должности невозможно, целесообразно заключить срочный трудовой договор с третьим лицом. Преимущества очевидны:

  • не нужно менять штатное расписание;
  • появляется возможность доверить работу опытному и компетентному специалисту;
  • простота прекращения трудовых отношений (не нужно задумываться о формулировке причины увольнения).

Если сотрудник в отпуске кто его замещает

По возвращении основного сотрудника из отпуска необходимо правильно расторгнуть трудовые отношения с временным работником. При этом письменное уведомление отправлять не обязательно.

Учтите: при нарушении прав уволенный может обратиться в суд для обжалования решения либо получения компенсации за вынужденные прогулы.

Подробнее см. «Принимаем работника на время отпуска другого сотрудника».

Одним из вариантов замещения сотрудника на время отпуска является наем по срочному трудовому договору. Таким образом организация может принять сотрудника со стороны для исполнения трудовых обязанностей работника, ушедшего в отпуск. Но срочный трудовой договор может быть обжалован в суде при последующем увольнении временного работника, если не будет представлено доказательств выхода на работу основного.

Если в соглашении написано, что сотрудник принимается до возвращения из отпуска другого работника, то уволить его можно по совершении этого события.  Расторжение трудового договора до окончания периода, указанного в нем, будет незаконным и может быть обжаловано в суде. В этом случае работодателю придется оплатить время вынужденного прогула за весь период, пока будут длиться судебные тяжбы. Одним из вариантов замещения может быть найм удаленного сотрудника (фрилансера), → трудовой договор с удаленным сотрудником.

В документе необходимо указать период действия и основания для его заключения, например, предоставление отпуска работнику. Если с основанием все понятно, то вопрос срока действия трудовых отношений весьма неоднозначный. Когда четко известно, на какое время предоставляется отпуск, то проблем с отражением срока в договоре возникать не должно.

Но может быть, что сотрудник, ушедший в отпуск, заболел в этот период и вышел на работу позже. Ведь если в соглашении указан один срок, а работник продолжает трудиться после его завершения, то оно может стать постоянным. Чтобы избежать такой проблемы, рекомендуется указывать не точную дату завершения трудовых отношений, а формулировку «на период временного отсутствия (Ф.И.О. работника, которого замещают)».

Права замещающего сотрудника и работодателя

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Трудовое законодательство защищает интересы рабочего персонала. Сотрудник имеет право отказаться от выполнения трудовых обязанностей отдыхающего коллеги или преждевременно прекратить выполнение дополнительной работы.

При совмещении нескольких должностей допсоглашение не требуется, достаточно подписания приказа.

zayavlenie_o_zameshchenii

Работодатель может отменить поручение раньше установленного срока. Причины могут быть разными: досрочное возвращение из отпуска, передача должностных обязанностей другому лицу и т. д.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

Подробнее см. «Замещение на время отпуска: правильный подход».

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector