Семейный адвокат
Назад

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении по образцу: как правильно составить и вручить, чтобы работник не забыл забрать документ?

Опубликовано: 29.10.2019
0
1

Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении по образцу?

Составление этого документа не подчиняется особому регламенту, трудовое законодательство не указывает на особенности его оформление.

Основными критериями являются:

  • письменная форма;
  • вид официальной бумаги;
  • удостоверение уполномоченным лицом;
  • текст сообщения.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Его можно составить на фирменном бланке организации, или поставить штамп организации, с её реквизитами. Если это невозможно, или по усмотрению работодателя – в верхней части листа следует вписать наименование предприятия или компании.

В правой верхней части, под наименованием организации указываются:

  • Ф.И.О. владельца книжки;
  • его бывшая должность.

Строкой ниже, посередине листа вписывается наименование настоящего документа: «Уведомление». Ниже располагается основной текст. Он составляется в свободной форме и может иметь следующую формулировку: «Настоящим уведомляем Вас о необходимости срочно подойти в отдел кадров для получения трудовой книжки лично, или передать письменное согласие на её пересылку, с указанием адреса получателя».

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении по образцу: как правильно составить и вручить, чтобы работник не забыл забрать документ?

После основного текста следует подпись ответственного лица и печать отдела кадров.

Если речь идёт о работнике индивидуального предпринимателя, у которого отсутствует кадровая служба, он оформляет документ самостоятельно, собственноручно расписывается и ставит свою печать.

Текст уведомления может исходить из конкретной ситуации и отражать её специфику, что допускает замену «подойти» на «отправить доверенное лицо» и т.п., если документально зафиксирован факт невозможности личного прибытия уволившегося работника.

Этот документ составляется в двух экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а второй отправляется адресату.

Бланк уведомления о вручении трудовой книжки при увольнении.

Предлагаем ознакомиться:  7 обстоятельств при которых назначается экспертиза в соответствии со ст 196 УПК РФ

Сроки выдачи уведомления

Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в подтверждение стажа. Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных государственных отчислений.

Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении по образцу: как правильно составить и вручить, чтобы работник не забыл забрать документ?

Запись об увольнении фиксируется на основании приказа, подписанного руководителем с основанием прекращения трудового контракта.

При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.

Возврат трудовой книжки бывшему сотруднику подтверждается подписью в журнале учета документов строгой отчетности, а также личной карточке с указанием даты.

Если компания не передает трудовую книжку в законный срок, это влечет привлечение к административной ответственности.

На основании

ст.84.1 ТК РФ

за каждый день просрочки начисляется в пользу работника сумма, которая подлежит оплате при сохранении среднего месячного заработка на предприятии.

Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.

Когда установлена вина в неполучении трудовой книжки со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.

Регистрация документа

Составленное сообщение требуется зарегистрировать, чтобы оно имело полностью правоспособный вид.

При регистрации документ вносится в соответствующий журнал исходящей корреспонденции. В результате сведения о документе вносятся очередным порядковым номером и датой составления, которая не должна быть позже, чем три дня, отсчитываемые от последнего рабочего дня владельца книжки.

При регистрации адресатом выступает уволившийся, которому требуется получить документ.

Здесь указывается его фамилия с инициалами и домашний адрес, извлечённый из личного дела или иного информационного банка с кадровыми сведениями о сотрудниках.

Предлагаем ознакомиться:  Особый порядок рассмотрения уголовного дела в суде

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevde

Регистрационный (порядковый) номер исходящего документа и дата его регистрации в учётных записях кадрового делопроизводства вносятся в верхнюю часть уведомления.

Как правильно отправить?

Отправление уведомления обязательно должно подтверждаться официальным документом или подписью владельца книжки. Поэтому его недопустимо просто бросить в почтовый ящик адресата, передать через знакомых сотрудников или иных третьих лиц.

Правоспособной процедура передачи может считаться в следующих случаях:

  1. подойти лично по адресу проживания бывшего работника с двумя экземплярами документа, в одном из которых он сделает личную подпись: «получено мною лично», с указанием даты и подписью. Подписанный экземпляр остаётся у работодателя, а второй передаётся владельцу трудовой.
  2. Передать документ через курьерскую службу, с официальным оформлением документации.
  3. Переслать заказным письмом Почтой РФ, с уведомлением о получении.

Если уведомление пересылается по почте, то предварительно нужно сообщить содержание текста по сотовой связи или электронной почте, чтобы избежать обвинений в нарушении сроков. Для подтверждения достаточно факта совершения звонка или скриншота электронного сообщения.

Для эффективного проведения данной процедуры, работодатель заведомо должен иметь в своей базе все контактные данные своих сотрудников.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.

При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.

Незамедлительно на адрес уволенного сотрудника направляется уведомление об обеспечении явки на предприятие для получения документа. В письме указывается на возможность разрешить получение документа Почтой России.

Извещение вручается сотруднику лично, при этом на оповещении проставляется его подпись. Как вариант, если работник не является на предприятие, документ вкладывается в заказное письмо, желательно составление описи.

Предлагаем ознакомиться:  Когда прекращается выплата алиментов на ребенка: основания и сроки

Если работник не является в организацию в установленный срок, то он вправе направить письмо о согласии на направление трудовой книжки почтой. По просьбе сотрудника документ отправляется в течение 3 дней с момента получения уведомления Почтой России. Эта норма установлена ст.84.1 ТК РФ.

Главная задача работодателя – уведомить бывшего работника о необходимости получить книжку.

После того, как им получено подтверждение о передаче уведомления владельцу трудовой, он должен продолжать хранить трудовую.

Возможно бывший сотрудник получит ее позже, когда у него появится необходимость устроиться на работу и забрать документ.

После надлежащего оформления и отправления уведомления, работодатель обязан её хранить до момента вручения работнику лично или его представителю по нотариально удостоверенной доверенности, независимо от того, когда он обратится за её получением.

Если владелец трудовой пришлёт официальное согласие или заявление на пересылку документа – отправить заказным письмом.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyde

Образец заявления на отправку трудовой книжки по почте.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Если он так и не запросит свой документ – хранить трудовую книжку следует отдельно от остальных, в течение 75 лет.

, , , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector