Семейный адвокат
Назад

Ответ банка на жалобу клиента

Опубликовано: 03.09.2019
0
20

Ассоциация Российских банков

Руководству кредитной организации допустимо направлять обращения по ситуациям, не имеющим критического значения. К примеру, жалобу на сотрудника, допустившего хамство, непрофессионализм или грубое отношение к клиенту. Не стоит выяснять отношения с администратором – жаловаться следует сразу руководителю отделения или в головной офис.

Во всех банках предусмотрена форма обратной связи, когда заполнив форму на сайте, клиент отправляет сообщение. Другие способы связи:

  • телефон горячей линии или специально выделенный номер для сбора данных о качестве обслуживания;
  • лично в часы приема руководителю или его секретарю;
  • ценным письмом с описью вложений или курьером.

Банк России контролирует все кредитные организации, действующие на территории страны. Написать жалобу на банк можно только в том случае, если он нарушил законодательство, действующее в банковской сфере. В случае индивидуального спора между клиентом и банком Центральный банк бесполезен. Если жалоб будет много, их соберут и обяжут устранить нарушения.

В каждом субъекте Банк России представляет региональное управление. Именно туда и следует направлять жалобу в Центробанк России. Отправить ее можно через сайт, используя интернет-приемную или отправить письмо по почте.

Эта организация занимается урегулированием споров, возникших между банком и его клиентом. Для этого АРБ обращается в кредитную организацию и находит компромисс, удобный для всех участников конфликта. Следовательно, обращаться туда рекомендуется, когда спор не носит принципиальный характер и задача – разрешить конфликт, а не наказать банк. Поэтому жалоба на действия банка, направленная в АРБ, должного результата не принесет.

Ответ на претензию: два сценария

Итак, Вам пришло письмо с претензией. Претензии бывают разные, как и поводы для их написания, и отвечать на них приходится в разных ситуациях по-разному. И хотя это очень неприятное дело – отвечать на претензии, делать это нужно обязательно и чем быстрее, тем лучше.

Что объединяет все претензии? То, что в них нас ругают за невыполнение каких-то обязательств. Теоретически претензия нацелена на то, чтобы мы исправились, хотя и здесь возможны варианты. Кому-то достаточно принести извинения, для кого-то важно исправить ситуацию, а кто-то ждет компенсации.

В чем же различие в написании ответа на претензию? То, что мы будем писать в ответе, напрямую зависит от самой претензии.

Какими могут быть претензии? Претензии могут быть: обоснованными, необоснованными, справедливыми и несправедливыми, а могут быть неконструктивными, то есть агрессивными. Соответственно, и отвечать на них нужно по-разному.

В этой статье мы предлагаем два алгоритма ответа на претензии.

Итак, Вам пришло письмо с претензией .

Претензии бывают разные, как и поводы для их написания, и отвечать на них приходится в разных ситуациях по-разному. И хотя это очень неприятное дело – отвечать на претензии, делать это нужно обязательно и чем быстрее, тем лучше.

Что объединяет все претензии? То, что в них нас ругают за невыполнение каких-то обязательств. Теоретически претензия нацелена на то, чтобы мы исправились, хотя и здесь возможны варианты.

Роспотребнадзор

Выбирая, куда можно пожаловаться на банк, стоит помнить о Роспотребнадзоре. Этот орган принимает обращения в электронной форме. На официальном сайте через раздел «обращения граждан» направляются жалобы и иные письма. Среди возможных тем указано «некачественное оказание услуг», предоставляемых кредитными учреждениями. Для отправки жалобы в Роспотребнадзор необходима идентификация через ЕСИА (портал госуслуг), если требуется проведение проверки.

Роспотребнадзор – самая популярная организация, в которую обращаются за защитой прав потребителей в банковской сфере.

Ответ на необоснованную претензию

Обоснованная претензия указывает на действительно допущенные Вами ошибки. Если поступает обоснованная претензия, в ответе необходимо признать свои ошибки, извиниться и показать, что с Вами можно продолжать сотрудничать дальше.

Рассмотрим ситуацию. Вы, например, владелец книжного интернет-магазина. Вам приходит письмо-претензия по поводу неправильной комплектации заказа от Натальи, студентки вуза. В приложении есть все документы и фото. Ваша ошибка очевидна. Нужно написать ответ таким образом, чтобы этот клиент продолжил пользоваться услугами Вашего интернет-магазина.

1. Начните с именного обращения.

2.Принесите свои извинения.

Ответ банка на жалобу клиента

Коллектив интернет-магазина «Буквоед» приносит Вам свои искренние извинения в связи с проблемами по комплектации Вашего заказа.

3.Сформулируйте проблему, чтобы Ваш адресат понимал, что Вы читали его письмо и правильно поняли суть проблемы. На этом этапе важно не преуменьшать проблему. Также важно добавить конкретики.

Из Вашего письма мы узнали, что, к сожалению, заказанные Вами книги пришли не в полном объеме. Так, из пяти заказанных Вами книг получены только три. И это, бесспорно, наша ошибка.

4. Станьте на сторону обиженного.

Мы разделяем Ваше огорчение и возмущение по этому поводу. Тем не менее, мы бы хотели, чтобы Вы знали, что в нашей компании это беспрецедентная ситуация..

5. Обоснуйте причины возникновения проблемы и сообщите о принятии мер.

Ответ банка на жалобу клиента

Возможно, что причиной недокомплектации заказа стали «человеческий фактор» или неопытность стажировщика, который собирал Ваш заказ. Уверяем, что в истинных причинах мы обязательно разберемся и примем соответствующие меры для предотвращения аналогичных случаев в будущем.

6. Покажите, как Вы можете разрешить конфликт.

На этом этапе важно показать, что мы действуем как нормальные и ответственные деловые партнеры.

Чтобы исправить допущенный недочет, мы уже выслали Вам недостающую книгу. В знак нашего сожаления о случившемся, к посылке прилагается сертификат на 15% скидку на все последующие покупки в нашем Интернет-магазине и книга-подарок.

7.Проявите желание помириться.

Предлагаем ознакомиться:  Как правильно составить и куда подать жалобу на сотрудника ГИБДД

Ответ банка на жалобу клиента

Позвольте еще раз принести Вам свои извинения. Надеемся, что случившееся недоразумение не помешает Вам и дальше оставаться нашим клиентом.

Необоснованная претензия незаслуженно обвиняет в чем-то или же обвиняет недостаточно аргументированно. Если поступает необоснованная претензия, необходимо в деловом письме сообщить, что Вы не виноваты и отстоять свои интересы. При этом желательно еще сохранить деловые отношения и с адресатом.

Нельзя с адресатом спорить, пререкаться – ведь он и так уже недоволен и может разорвать с вами отношения.

Рассмотрим ситуацию. Вы, например, владелец книжного интернет-магазина. Вам приходит письмо-претензия по поводу аллергии на полиграфическую краску от Елены. Она требует моральной компенсации. В приложении есть результаты анализов, заключение врача и чек на продукцию Вашего магазина. Вы, как здравомыслящий человек, понимаете абсурдность ситуации и свою невиновность. Нужно написать ответ таким образом, чтобы этот клиент продолжил пользоваться услугами Вашего интернет-магазина.

1.Обратитесь к клиенту по имени.

Ответ банка на жалобу клиента

2. Сформулируйте суть проблемы объективно.

Ваша позиция, конечно, оборонительная. Но не стоит спорить и проявлять агрессию.

Из Вашего письма я узнал, что после получения Вашего заказа из нашего магазина у Вас развилась аллергия на полиграфическую краску. Мне очень жаль. Если честно, такой случай в нашей практике впервые.

3. Аргументируйте свою позицию.

Как Вы понимаете, интернет-магазин занимается лишь реализацией печатной продукции, а не ее производством. Поэтому мы не можем гарантировать качество и отвечать за состав полиграфии. Это ответственность типографии.

4. Покажите желание продолжать сотрудничать.

Тем не менее, благодарю, что Вы сообщили о своей проблеме. Нам важно, чтобы клиенты с любыми предпочтениями могли пользоваться услугами нашего интернет-магазина.

5. Предложите вариант выхода из конфликтной ситуации.

Пойдите навстречу клиенту, предложите компромисс, который устроит всех. Или хотя бы покажет Ваше стремление найти выход.

Поэтому в качестве исключения мы предлагаем Вам обменять печатные книги на их электронные аналоги.

6. Сообщите, что должен сделать адресат, чтобы воспользоваться компромиссом.

Сообщите о своем решении письмом или по телефону, и мы договоримся о деталях обмена.

Надеемся, эти советы помогут Вам достойно выйти из любой ситуации, сохранив свою репутацию и отношения с клиентами. И желаем Вам реже сталкиваться с необходимостью отвечать на какие-либо претензии.

Виды обращений

  • предложения по улучшению работы.
  • Многие вносят предложения по расширению ассортимента, корректировке часов работы, расстановке стеллажей и т. д.

    Это правило регулируется специальной инструкцией, выпущенной Министерством торговли и промышленности Российской Федерации.

  • Желательно избегать грамматических ошибок, писать разборчиво и понятным языком, не использовать грубую лексику.
  • Жалобу не стоит оставлять анонимно: следует указать свои контактные данные и имя.
  • Если последует служебное разбирательство, которому станет основой запись в книге отзывов и предложений, то предприятию надо знать, как связаться с клиентом.

    Какие товары не подлежат обмену или возврату в магазин? Ответ узнайте прямо сейчас.

    Как написать благодарность?

  • Сообщить своё имя и оставить контактные данные (по желанию).
  • Чтобы благодарность была более конкретной, стоит хвалить заведение за определённые вещи, избегая общих фраз.

    Это необходимо для того, чтобы предприятие знало свои сильные стороны.

    Негласное правило ответа на любой вид записи говорит о том, что клиента необходимо поблагодарить за обращение, т. к. его мнение помогает улучшить качество работы предприятия.

    «Благодарим Вас за обращение! Ситуация, которая произошла с Вами в нашем заведении 21.01.15 является для нас крайне неприятной, ведь мы всегда дорожили своими клиентами и предъявляли высокие требования к нашему персоналу. На основании жалобы было проведено служебное расследование, в результате которого факт неподобающего поведения со стороны Ивановой С. С. был доказан.

    О правилах написания и подачи коллективной претензии читайте здесь.

    Если клиент высказал необоснованную претензию, ни в коем случае нельзя сообщать ему об этом.

    При рассмотрении жалобы, когда она действительно не имеет логического обоснования, достаточно поблагодарить потребителя за его мнение и сказать, что к нему прислушались и вопрос будет рассмотрен.

    Что можно отнести к необоснованным претензиям: отсутствие скидок в магазине эконом-класса, слишком острая еда в ресторане индийской кухни, сотрудник мясного отдела не может проконсультировать покупателя об ассортименте стиральных порошков и т. п.

    Крайне важно подсказать недовольному клиенту, как его проблемы можно будет избежать в будущем, но не стоит говорить о том, в чём конкретно он неправ, обратившись в книгу жалоб.

    Если фирма практикует такие программы, то можно указать в ответе на благодарность, что обращение данного потребителя будет учтено при рассмотрении будущего поощрения.

  • если запись оставлена в виде жалобы, её необходимо рассмотреть и отчитаться перед потребителем, связавшись с помощью оставленных им контактных данных (когда они указаны);
  • При грамотном ведении бизнеса это прекрасный инструмент, чтобы увидеть работу своего предприятия глазами клиента, устранить недостатки и подчеркнуть сильные стороны.

    Абсолютно всем довольных клиентов не бывает. Так или иначе, время от времени, владельцам магазинов, руководителям или службам контроля качества организаций, предоставляющих различные услуги населению, поступают жалобы.

    Относиться к ним можно по-разному, но разумный подход – извлечь уроки и выгоду и из такого, на первый взгляд, целиком негативного события. Вообще, жалоба – это как болевой сигнал клетки о неполадках в организме; если не чувствовать, что там, на периферии происходит, можно не заметить, как погибнет весь организм.

    Тако то числа в такое то время была занята исполнением своих трудовых обязанностей обычным порядком. Ко мне обратился такой то посетитель с таким то вопросом. Мне показалось, что он чем то раздражён.

    Предлагаем ознакомиться:  Последствия неисполнения гарантийного письма

    Я ответила то то и тото, при этом мои интонация и жестикуляция были обычными. Каких либо грубых слов и выражений в обращении с ним допущено не было.

    В какой то момент мне показалось, что он не доволен моим ответом.

    Да ничего она не должна.

    Нет НПА нет и обязанности. Кстати администрация магазина все же должна знать, как оформляются претензии в книге жалоб. Ибо если посмотреть внимательно, то первый лист такой книги является разворотом. На первой странице указываются контактные данные заявителя и на этой же странице ответ администрации,а уж на второй само заявление.

    Но потребители у нас такие, что как им не объясняй все равно пишут по своему.

    Образцы ответов на жалобы клиентов в книге отзывов и предложений

    Книга отзывов и предложений является необходимой на предприятиях торговли и общественного питания. Её наличие регулируется законом «О правах потребителей», поэтому заведение не в праве вести свою деятельность, если книга отсутствует.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Совсем редко встречаются просто положительные отзывы и слова благодарности в адрес заведения или работников.

    Каждая книга жалоб и предложений должна содержать инструкцию по ведению, которая располагается на её первых страницах.

    1. Следует указать дату и время, когда было зафиксировано нарушение или неподобающее поведение сотрудника.
    2. Запись должна чётко описывать сложившуюся ситуацию, быть достаточно ёмкой без ухода от темы.
    3. Необязательно оставлять номер домашнего или мобильного телефона: регулярно проверяемая электронная почта тоже подойдёт.

    4. Чётко расписать то, что так порадовало клиента.

    На все ли обращения необходимо отвечать? Закон регулирует необходимость ответа на все записи, оставленные в книге отзывов клиентами. Если информация носит благодарный характер, то достаточно отметить, что обращение получено и учтено.

    В какие сроки необходимо ответить на жалобу и какова ответственность за их нарушение? Книга жалоб должна проверяться регулярно, чтобы у предприятия была возможность в оговоренные законом сроки ответить на претензию.

    В течение двух дней после написания обращения администрация должна ответить на соответствующей странице о том, что информация принята к сведению и на её основании пройдёт разбирательство.

    Если клиент указал свои контактные данные (адрес или номер телефона), то в течение пяти дней после того дня, когда он оставил жалобу, с ним обязан связаться представитель компании и сообщить о рассмотрении сложившейся проблемы.

    Форма ответа на жалобу не регламентирована, пишется в свободной форме в соответствии с общепринятыми нормами.

    Если при своём обращении клиент оставил контактные данные для обратной связи, представитель предприятия обязан написать или позвонить, чтобы сообщить об этом лично.

    Как правильно писать жалобу?

  • Стиль письма должен быть официально-деловым.
  • Многие люди пишут жалобы без указания своих контактных данных, но в данном случае администрация не сможет связаться с человеком для возможного уточнения деталей.

  • Надо открыть новую страницу в книге отзывов, указать дату и время.
    1. Всегда отвечайте быстро.

    Ответ банка на жалобу клиента

    Письма ваших клиентов нельзя оставлять без ответа, отзыв должен быть отправлен оперативно. Идеально, если это произойдет в течение одного – двух часов. Бывают случаи, когда ответить так скоро содержательно не получится в силу неких обстоятельств, нужно, тем не менее, ответить сразу же, как только вы увидели письмо, обозначив факт его получения и прописав время ответа.

    1. Относитесь к клиенту как к ребенку.

    Лучше, если вы будете представлять своего клиента так, будто это дитя, которое представления не имеет о вашей работе. Главное в этой заповеди следующее: то, что очевидно вам, может быть совершенно не очевидно клиенту. Значит, вам нужно детально проговаривать или прописывать любую мелочь, давать пояснения своим действиям и минимизировать использование непонятных терминов.

    1. Общайся с клиентом как с другом.

    Продуктивным считается общение, максимально приближенное к дружескому, то есть без тяжелых и заумных предложений, занудства, но и без фамильярности, предельно уважительно. Диалог должен строиться так, будто вы общаетесь с друзьями за ужином: довольно простые фразы, короткие предложения, смесь информативности с некоторой долей шуток, но, естественно, без перегибов. До того, как вы произносите какую-либо фразу, подумайте: могли бы вы сказать это своему другу именно в такой форме, этими же словами.

    1. Сколько вопросов, столько ответов.

    Обычно клиенты в одном письме задают сразу несколько вопросов, к сожалению, не оформляя их нумерованным списком. Ваша задача – вычленить все заданные вопросы из текста письма и отвечать на них в том же порядке.

    1. Вопросы списком.

    Задавая вопросы клиенту, используйте нумерованные списки, – так клиенту будет проще отвечать на них.

    1. Что включено.

    Когда вы составляете описание стоимости услуги, детально пропишите, что она в себя включает, даже если вам кажется, что это очевидно. Допустим, если вы говорите о стоимости производства видеоролика, то запишите, что сюда входит разработка сценария, озвучка, музыкальное оформление.

    1. Постоянный контакт.

    Длительные проекты, которые не нуждаются в постоянном участии клиента (допустим, сейчас вы занимаетесь отрисовыванием графики), тем не менее, предполагают, что вы не будете пропадать: напоминайте о себе клиенту регулярно – каждые три дня, не умаляйте значения постоянного контакта. В идеале вы делаете это не просто так:

    1. Отчет о проделанной работе.

    Когда вы получаете от клиента письмо с какой-то просьбой, нужно не просто выполнить ее, но и прислать об этом письменный отчет.

    1. Эмоции.

    Никакие эмоциональные/негативные/неадекватные фразы и реакции клиента не должны спровоцировать вас на ответную грубость. Ваша задача – понять, почему клиент повел себя именно таким образом, и устранить причины.

    Предлагаем ознакомиться:  Претензия в транспортную компанию по перевозке груза- повреждению, недостаче и др.

    Ваш клиент должен думать, что ваша фирма работает без выходных: услуги сервиса предоставляются 24 часа 7 дней в неделю: ваша фирма подстраивается под клиента, а не наоборот.

    1. Запах из кухни.

    Клиенту не стоит знать о деталях вашей работы: болезни, дни рождения, форс-мажорные обстоятельства, – ему важен лишь результат: каким образом и как скоро вы решите его проблему. Бывают ситуации, когда объясняться все-таки будет нужно, но делать это надо в соответствии с каждым конкретным случаем, опираясь на ваш опыт и чувства клиента.

    1. Делай больше, чем требуется: зарабатывай WOW.

    Когда вы с легкостью можете сделать больше, чем просит клиент, – делайте без раздумий. Верстка перевода, короткая версия ролика, бесплатная озвучка пары забытых строк, – все это не займет много времени и сил, а клиент оценит это как «wow». Тем не менее, граница между «можем сделать бесплатно» и «это приведет к увеличению бюджета проекта на X рублей» определяется вашим здравым смыслом, знаниями о клиенте и советами, полученными от старших товарищей.Как узнать скрытые потребности клиента? Узнайте на тренинговой программе «ШКОЛА ТРЕНЕРОВ».

    Ежедневно перед фирмой встает необходимость правильно отвечать на претензии клиентов. Обоснованные требования – это нормальная составляющая работы предпринимателей. Но бывают ситуации, когда дело не в товаре или услуге, а в капризах заказчика. Тогда нужно сделать все возможное, чтобы удовлетворить его притязания. Если вы никак не прореагируете на них, это может привести к серьезным последствиям.Существуют следующие виды претензий:

    • обоснованные и необоснованные;
    • претензии с проявлением шантажа.

    Письмо на претензию клиента должно быть структурированным, логичным и понятным. Так Вы сможете не только формально выполнить свое обязательство, установленное нормативно-правовыми актами России, регулирующими требования к предоставлению информации на запросы граждан, но и сохранить благосклонность лояльного клиента.

    Итак, Ваше письмо должно содержать следующую информацию:

    • приветствие Вашего покупателя;
    • Ваше видение сложившейся ситуации;
    • действия, которые Вы предприняли (или планируете предпринять) для решения проблемы;
    • действия, которые Вы предприняли (или планируете предпринять) для предотвращения возникновения таких проблем в будущем;
    • Ваши предложения для урегулирования проблемы (возможно, дополнительные бонусы или скидки);
    • контактную информацию Вашего представителя, с которым гражданин сможет связаться (например, для получения бонусной карты);
    • другую необходимую информацию.

    Образец письма на претензию клиента

    Конечно, это только пример структуры Вашего письма и в зависимости от сложившейся ситуации, что-то может быть пропущено или добавлено.

    Цели написания жалобы

    Цель написания жалобы не всегда сводится к защите права, а чаще – наказанию банка. Жалобу стоит писать, когда:

    1. хочется наказать работников, допустивших непрофессиональное отношение к выполнению своих обязанностей. Речь идет не только об ошибках, но и общении с клиентом;
    2. желание повлиять на решение, принимаемое банком. К проблеме подключаются контролирующие органы, и кредитная организация находится под надзором;
    3. формирование доказательственной базы, необходимой для обращения в суд. В нее могут входить ответы на претензии и жалобы.

    Правила составления

    Обращение всегда составляется в письменной форме. Некоторые банки разработали унифицированные формы – их можно найти на официальных сайтах. Если жалоба будет составлена самостоятельно, в ее принятии не откажут.

    Излагать проблему рекомендуется лаконично, но подробно, не упуская важные детали, относящиеся к делу. В шапке указываются контактные данные лица, подавшего жалобу, а в самом тексте предпочтительный способ связи и отправки ответа на письмо.

    Жалоба может быть направлена через интернет с использованием официального сайта или специально выделенного для обращений адреса электронной почты, курьером, по обычной почте. Если заявитель сам относит свое обращение, рекомендуется взять еще один экземпляр и проставить на нем отметку о вручении с датой и подписью сотрудника и входящим номером.

    Срок рассмотрения обращения – 1 месяц, он может быть сокращен внутренними стандартами оказания услуг, действующими в банке.

    Зная, куда пожаловаться на банк, вы будете защищены и уверены в том, что кредитная организация, допустившая нарушение прав подвергнется взысканию со стороны государственных органов. В случае любого нарушения пишем жалобу и обращаемся в один из указанных выше органов.

    Уведомлять потребителя в письменной форме или по телефону в данном случае напрямую не требуется. А вот когда оставлена жалоба, при наличии оставленных контактных данных сообщить о ходе её рассмотрения стоит незамедлительно.

    Когда случай серьёзный, компания может продлить срок разбирательства до 15 суток. Если по истечении этого времени с потребителем никто не связался, он имеет право сообщить о нарушении в Роспотребнадзор, и в заведение придёт проверка.

    Если потребитель подробно расписал ситуацию, то он в первую очередь помог фирме стать лучше. Следует также указать, какие именно меры были приняты после его замечаний.

    В завершении можно извиниться за возникший конфликт, который и заставил потребителя обратиться к администрации через книгу жалоб.

    Чтобы написать ответ на благодарность довольного клиента, достаточно поблагодарить его от лица заведения. Иногда книга отзывов используется при выдаче денежных премий, учитывается при выборе «сотрудника месяца» или других поощрительный кампаний.

    Ответ банка на жалобу клиента

    «Благодарим Вас за доверие к нашему магазину! Ваши слова о высоком профессионализме сотрудника Петрова А. А. учтены и могут повлиять на нашу корпоративную программу внутренних поощрений. Надеемся увидеть вас вновь!»

  • форма ответа в самой книге жёстко не регламентирована, и сотрудник в праве отвечать в свободной форме.
  • , , ,
    Поделиться
    Похожие записи
    Комментарии:
    Комментариев еще нет. Будь первым!
    Имя
    Укажите своё имя и фамилию
    E-mail
    Без СПАМа, обещаем
    Текст сообщения
    Adblock detector