Семейный адвокат
Назад

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Опубликовано: 11.11.2019
0
2
ОглавлениеПоказать

Как составляется служебная записка на премию

Трудовое законодательство, действующее на территории Российской Федерации, позволяет самыми разными способами осуществлять поощрение отличившихся работников.

Но при этом следует помнить о необходимости соблюдать соответствующую процедуру и делать отчисления НДФЛ от денежных поощрений.

Содержание

Одним из самых распространенных действий подобного типа является именно премия. Но для её получения необходимо будет соответствующим образом сформировать специальную записку.

Варианты премирования

Оплата труда у каждого конкретного работодателя может формироваться из нескольких составных частей (ст. 129 ТК РФ):

  • самой зарплаты, предназначенной для оплаты выполняемых трудовых обязанностей;
  • доплат, компенсирующих работу в определенных условиях труда;
  • стимулирующих выплат, направленных на поощрение трудовых достижений.

Состав применяемой системы оплаты за труд фиксируется в специальном внутреннем нормативном акте работодателя (положении об оплате труда или коллективном договоре). В этом же документе или в отдельном, именуемом положением о премировании (или о стимулирующих выплатах), записываются правила назначения и выплаты премий (ст. 135 ТК РФ). Для отдельных работников, премирование которых происходит в индивидуальном порядке, эти правила могут быть внесены в трудовые договоры с ними.

Когда стимулирующие выплаты входят в систему оплаты труда, они имеют регулярный характер и выплачиваются с определенной периодичностью за определенные показатели. К их числу относятся, например, премии ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные, на которые право у работника возникает, если:

  • работодателем достигнуты определенные финансовые показатели, дающие возможность осуществить выплату премиальных;
  • работником выполнены все условия, при которых он может претендовать на получение премии;
  • отсутствуют причины для лишения работника возможности получить премию.

Вместе с тем система оплаты труда может предусматривать и выплату премий разового характера, которые будут связываться с определенными нерегулярно возникающими событиями. К ним возможно отнесение событий как связанных с достижениями в трудовой деятельности, так и не связанных с ней. В число последних входят, например, премии к юбилеям, праздничным датам.

Если разовая премия не предусмотрена системой оплаты труда, это послужит для работодателя поводом не учитывать ее в затратах, а отнести в прочие расходы, которые нельзя будет учесть в базе по налогу на прибыль. Но для работника она все равно войдет в его доход и будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

О том, как разовые премии учитывают в расчете среднего заработка, читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».

Рекомендации по составлению

Образец служебной записки о премировании сотрудника должен содержать следующую информацию:

  • полное название предприятия и подразделения, в котором трудится работник;
  • Ф. И. О. генерального директора организации и непосредственного руководителя премируемого сотрудника;
  • название документа;
  • общие сведения о работнике, стаж его работы и перечень имеющихся профессиональных достижений;
  • описание конкретной ситуации, по итогам которой было принято решение о премировании (перевыполнение плана, подготовка и внедрение рационализаторского предложения и т. п.);
  • ходатайство о премировании;
  • указание даты составления служебной записки.

Заверяет документ подпись руководителя подразделения (с расшифровкой). В том случае, если работник имеет нескольких руководителей различного уровня, служебную записку должен подписать каждый из них.

Как только ходатайство на премию сотруднику предприятия будет удовлетворено (подтверждением этому служит наличие на бланке записки визы высшего руководителя), отдел кадров издает приказ, который также должен быть подписан главой организации. После оформления всех документов работники бухгалтерии производят процедуру перечисления денежных средств премируемому сотруднику.

Существует унифицированная форма для премирования (Т-11), она не является обязательной, носит рекомендательный характер. Структура служебной записки включает в себя:

  • «шапку» документа, включающую информацию о фирме;
  • название документа;
  • дата и номер исходящего документа;
  • текст записки – причина премирования;
  • указывается сотрудник или группа лиц, которым положено вознаграждение, с указанием должности каждого;
  • указывается сумма премии или процент от суммы, который положен сотруднику;
  • ставится подпись, должность и ФИО лица, ответственного за составление;
  • указывается дата составления;
  • место для согласования с руководителем фирмы, возможны поля для согласования с другими начальниками отдела.

Четких формулировок, за что положена премия, в законе не прописано, каждое предприятие самостоятельно регулирует, за что вознаградить и поощрить работника, главное помнить, что требуется соблюдать законодательство по отношению к налогообложению таких выплат. Именно на эти статьи обращают внимания проверяющие органы.

Чтобы при проверке у налоговых не возникало вопросов к премии, лучше использовать формулировку общего характера для выплат за непроизводственные заслуги. Например, в приказе указать премирование «за многолетний труд», а уже в положении о премировании или в коллективном договоре прописать более конкретно, что премия выплачивается по достижению 50-летнего возраста.

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Документы для скачивания (бесплатно)

Образец

Иногда руководители избегают вопросов о премировании, потому что опасаются сделать ошибку. Данное видео поможет премировать сотрудников так, чтобы не опасаться ошибок.

{amp}gt;Нюансы оформления и образцы служебных записок на премирование и депремирование сотрудников

  • название документа;
  • дата и номер исходящего документа;
  • текст записки – причина премирования;

его практическое значение для компании;

указываем конкретных работников, кто по мнению руководства достоин поощрения;

присваиваем необходимые реквизиты (дата, номер, подпись).

В случае, если речь идет о денежных выплатах, как, например, образец служебной записки о премировании работников, лучше этот документ предварительно согласовать с финансовой службой компании. Деньги все равно выплатят, но если их не будет, работникам придется ждать… А ведь каждый знает, что ложка хороша именно к обеду.

Передаем подписанный и согласованный документ на рассмотрение первого лица фирмы. Для того, чтобы он гарантированно попал на рассмотрение к работодателю, его следует зарегистрировать у секретаря как входящую корреспонденцию.

Директора, как правило, не отказывают и пишут на документе — к выплате!

Издаем приказ

После того, как служебная записка вернется от первого лица, относим её в подразделение, которое занимается изданием нормативных актов о поощрении, как правило, это отдел кадров. Вкратце объясняем, что приказ было бы неплохо подготовить в сжатые сроки, и ждем.

По факту издания приказа получаем его копию и в торжественной обстановке поздравляем своих подчиненных. Если успехи были значительные, поздравляет, как правило, само руководство компании.

Универсальной формы этого документа не существует. Записка о премировании сотрудников составляется в соответствии с принятыми на конкретном предприятии правилами внутреннего документооборота.

В служебной записке указывают данные руководителя, к которому обращаются с предложением о премировании сотрудников. Затем составляют текст записки, обосновывающий необходимость поощрения конкретного сотрудника. В конце ставят дату составления, документ подписывает лицо, его составившее и визируют вышестоящие начальники. Записка может быть составлена как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Например, в тексте записки указывают «Предлагаю распределить ежемесячную премию сотрудникам отдела в следующем размере. Старшему менеджеру Мордухай З. В. увеличить премию на 10 % за выполнение плана продаж в размере 140 %, стажеру Безбородову Г. М. снизить премию на 5 % за повторное опоздание на работу без уважительной причины. Остальным сотрудникам выплатить премиальные в установленном размере 25 % от должностного оклада».

Если премия не разовая, а выплачиваемая периодически и сотрудников в подразделении много, то текст-обоснование можно составить в виде таблицы. В ней указывают Ф. И. О. каждого сотрудника, размер предполагаемой премии, обоснование для ее повышения или снижения.

Общие сведения

Сегодня служебка на премию за хорошую работу является основанием для составления соответствующего приказа.

Так как только при наличии обозначенного выше документа может быть выдана премия за какую-либо пользу, принесенную предприятию сотрудником.

  • что нужно знать;
  • условия предоставления;
  • нормативная база.

Разобравшись максимально подробно с обозначенными выше вопросами, можно исключить возникновение каких-либо спорных или же конфликтных ситуаций. Особенно это касается нормативной базы.

Что нужно знать

Необходимо помнить, что под премией понимаются какие-либо выплаты стимулирующего характера.

Они могут назначаться работнику за добросовестное выполнение каких-либо обязанностей, перевыполнение плана по выпуску продукции или же нечто иное.

Сегодня данный момент регламентируется ст.№144 Трудового кодекса Российской Федерации – на основании данного положения работодатель самостоятельно может решать, каким образом и в какой форме будет выплачиваться премия.

При этом денежные выплаты подобного типа в обязательном порядке должны соответствующим образом отражаться в бухгалтерском учете.

  • начисление соответствующей проводкой осуществляется в последний день месяца, при этом фактическая дата выдачи никакого значения не имеет;
  • премия в обязательном порядке облагается налогом на доходы физических лиц в размере 13% — при этом отчисления осуществляются в месяц получения данного поощрения (обозначается код дохода 2000);
  • осуществляется обложение страховыми взносами (в ПФР, ФСС, ОМС);
  • при этом данную сумму необходимо учитывать как расходы на оплату труда при использовании следующих специальных режимов налогообложения:

Бухгалтеру прежде, чем приступать к составлению служебной записки и непосредственно самого приказа, следует в обязательном порядке подготовить документальное подтверждение факта того, что премия является именно оплатой труда, но не подарком.

Данный момент максимально подробно отражается в Постановлении Президиума ВАС №215/13 от 25.06.13 г. Например, в школе на день учителя нередко выдают премии различной величины.

Фактически, единственным условием, соблюдение которого необходимо для получения денежной премии, является желание работодателя. При наличии данного немаловажного фактора все остальное уже полностью не существенно.

Все о приказе на премию за хорошую работу (образец), читайте здесь.

Потребуется только составить соответствующим образом всевозможную сопроводительную документацию. Наиболее важной является именно сопроводительная записка. Она имеет серьезную юридическую силу.

  • поощрительного типа вне системы оплаты труда;
  • стимулирующего характера – за выполнение должностных обязанностей.

Стоит помнить, что выплата премий вне системы оплаты труда налоговым сбором также должна облагаться, так как фактически является доходом.

Но при этом следует помнить о большом количестве самых разных нюансов, соблюдение которых обязательно – в противном случае велика вероятность возникновения проблем различного рода.

В большинстве случаев величина премии высчитывается исходя из оклада работника. Ежемесячный доход фактически выступает в качестве базы для вычисления величины премии.

Формат получения стимулирующей выплаты обычно осуществляется также, как и оплата труда обычной заработной платой.

Средства могут выдаваться на руки через кассу предприятия наличными, либо просто скидываться на банковский счет безналичным расчетом.

Нормативная база

  • Ст.№144 Трудового кодекса Российской Федерации.
  • Постановление Министерства труда Российской Федерации №32 от 11.11.92 г.
  • Методические рекомендации по совершенствованию организации заработной платы работников учреждений.

При этом часть нормативной базы, на основании которой осуществляется премирование сотрудников, должна быть разработана непосредственно в самой организации.

  • показатели, на которые работодатель будет обязан ориентироваться;
  • непосредственно условия премирования;
  • величина самой премии;
  • круг премируемых лиц;
  • периодичность премирования;
  • основания для осуществления премирования.

Причем обозначенная выше система должна в обязательном порядке устанавливать максимально четкие границы – как величины самой премии, так и оценки деятельности, на основании которой будет осуществляться выплата.

Служебная записка на премию – как оформляется премирование, образец

Служебная записка о поощрении работника подписывается руководителем организации, начальником отдела или цеха. Составляется она, как правило, секретарём или непосредственно руководителем по готовому шаблону. Записка используется во внутреннем документообороте, её экземпляры или копии направляются:

  • в отдел кадров — для подготовки соответствующего приказа и отметки в личном деле при необходимости;
  • в бухгалтерию — для начисления денежного поощрения.

Работник может писать заявление с просьбой о материальной помощи, но не о денежном поощрении, так как согласно большинству трудовых договоров денежная премия за хорошие показатели работы является правом работодателя (а не обязанностью и не правом работника).

Образец служебной записки о представлении на премию

Служебная записка на премию — это несложный документ, унифицированного шаблона которого не существует. Она оформляется в свободной форме, но законную силу обретает только тогда, когда включает обязательные реквизиты:

  1. Полное наименование организации с указанием отдела (цеха, подразделения), в котором работает поощряемый сотрудник.
  2. Полное имя и должность руководителя работника, принимающего решение о премировании.
  3. Наименование «служебная записка».
  4. Информация о работнике — полное имя, должность, стаж и любые другие важные сведения, которые могут относиться к премированию.
  5. Подробное указание основания для премирования, то есть причина поощрения (смотрите предыдущий раздел).
  6. Ходатайство о денежном стимулировании, обычно с формулировкой «прошу выплатить премию в размере 1 оклада».
  7. Дата и подпись руководителя.

Так как только при наличии обозначенного выше документа может быть выдана премия за какую-либо пользу, принесенную предприятию сотрудником. При этом часть нормативной базы, на основании которой осуществляется премирование сотрудников, должна быть разработана непосредственно в самой организации.

Премия работнику выдается после того, как об этом будет издан соответствующий приказ. Подавать служебную записку имеет право профсоюз, руководитель отдельного подразделения или совет коллектива. Документ может содержать предложение о выдаче премии кому-то конкретно, нескольким работникам либо всему коллективу.

Вначале служебная записка должна быть зарегистрирована и получить номер. Регистрацией документооборота в организации обычно занимается секретариат. Приказ о премировании работника составляется отделом кадров на основании решения руководителя организации.

Докладная записка — это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения. Цель написания докладной записки — информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

Одним из самых распространенных мотивационных инструментов являются поощрительные доплаты сотрудникам компании.

Их размер, основания и периодичность выплаты устанавливает собственник или руководитель организации.

Сначала разрабатывается внутренняя нормативная документация, в которой прописывается вся информация, касающаяся поощрения:

  • сроки выплат;
  • суммы – фиксированные или процент;
  • частота выплат;
  • причины премирования;
  • характер выплат – разовый или постоянный;
  • источники выплат премий.

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Если не прописать все условия в локальных документах, то руководству придется прописывать все это отдельно в каждом новом заключенном трудовом договоре с сотрудником. Присутствие положения о премирования поможет избежать претензии со стороны проверяющих структур и исключить финансовые недовольства со стороны работников.

  1. Далее определяют ряд лиц, выполненную ими работу, их результативность – количественные показатели.
  2. Устанавливается период выплаты (с ближайшей заработной платой, по окончании квартала, года).
  3. Производится расчет суммы, в зависимости от установленных условий (фиксированная ставка, процент от зарплаты, процент от выполненный работы или от работы сверх нормы).
  4. Составляется служебная записка в соответствии с разработанным ГОСТом, этот документ фиксируется в документообороте после согласования с руководителем фирмы.

Вполне вероятно, что подсчет количественных показателей работы, выполненной сотрудником, требует времени, поэтому часто премиальные выплачиваются в месяце, следующем после выполненной работы или по итогу квартала.

Служебная записка является формой внутреннего документооборота, позволяющей оперативно решать текущие производственные ситуации. Целью написания этой деловой бумаги является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

При подготовке служебных записок о премии и её лишении, придерживаются общих рекомендаций написания подобного рода документов внутренней деловой переписки.

Структура служебных записок составляет:

  1. Указание адресата (в правом верхнем углу официальной бумаги пишется фамилия, имя, отчество, а также должность лица, которому направлено обращение).
  2. Указание фамилии, имени, отчества и должности составителя документа.
  3. Наименование документа и его номер с датой составления.
  4. Изложение сути вопроса.
  5. Предложения либо указание на ожидаемые действия со стороны адресата.
  6. Подпись составляющего лица с её расшифровкой (фамилия, инициалы и должность).

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

После написания и проверки записки, она передаётся вышестоящему начальству, которое должно отреагировать на документ на протяжении 10 дней.

Кроме того, передать записку лучше через секретаря или же отослать заказным письмом, чтобы входящий документ был зарегистрирован должным образом.

При написании служебных записок относительно финансовых вознаграждений используются:

  1. Служебная записка-вывод – для награждения работника с указанием, например, количества дел, выполненных сверх нормы, за которые его можно наградить, о чём и ходатайствует руководитель.
  2. Служебная записка-просьба используется для прошения о совершении каких-либо действий, в нашем случае – о премии для себя за отлично выполненную работу или выполнение большого объёма заданий.
  3. Служебная записка-жалоба для обоснования лишения сотрудника премиальных выплат.
Предлагаем ознакомиться:  Компенсация при увольнении по соглашению сторон

Единых требований к служебным запискам, утверждённых законодательно, не существует, поэтому компания вправе сама разрабатывать шаблоны, удобные для её заполнения, или же допускать свободную форму изложения с учётом делового информационного стиля. Ниже можно ознакомиться с примерами и образцами служебных записок.

Премия работникам является отличным мотивационным инструментом влияния на трудовые усилия сотрудников. Умело используя его, руководитель может мастерски управлять настроением сотрудников, повышая эффективность работы организации. Но если размеры и порядок выплаты должностного оклада носят фиксированный характер, то вопросы премирования или лишения премиальных остаются на усмотрение работодателя.

Важно! Несправедливая выплата премиальных зачастую может спровоцировать конфликт, который серьёзно скажется на общей работоспособности персонала.

Необходимо учитывать, что на премию имеют право все сотрудники, независимо от того, приносят ли они фактическую прибыль компании. Например, часто работники бухгалтерий, начисляющие премии остальным сотрудникам, сами остаются «за бортом» премиальных выплат, хотя от их работы зависит правильность ведения документации предприятия.

Однако, грамотный руководитель должен учитывать, что перед сдачей отчетности многократно возрастает нагрузка, нередко случаются авралы, а любые не вовремя сданные отчеты грозят штрафными санкциями. В такие периоды к обычным обязанностям прибавляются дополнительные:

  • заполнение отчетов, их отправка;
  • сбор необходимой информации.

Часто работники бухгалтерии вынуждены вносить правки в документацию, дополнительно консультировать менеджеров относительно правильности заполнения. Поэтому их премирование может служить хорошей компенсацией затраченных усилий.

Во избежание претензий и судебных разбирательств относительно премиальных выплат, необходимы аргументированные документальные обоснования. Прямым доказательством в таких случаях может служить правильно составленная служебная записка.

Дополнительная польза составления служебных записок о премировании состоит в том, что они являются прямым доказательством того, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. Если специалист не имеет полномочий самостоятельно принимать решение по вопросам финансирования сотрудников, он в форме служебной записки выносит этот вопрос на разрешение другими специалистами, тем самым снимая с себя ответственность за своевременность выплат, а также положительный или отрицательный ответ на ходатайство.

    Есть ли разница при оформлении выплаты на себя и на работника?

    Справка. Служебную записку о премировании работника пишет его непосредственный начальник, руководитель более высокого ранга или член трудового коллектива, уполномоченный трудовым договором.

    Она направлена прежде всего на просьбу о поощрении сотрудника. Рассматривается такая записка исключительно вышестоящим органом, который имеет право распоряжаться бюджетом учреждения или же корпорации. В некоторых компаниях такие вопросы могут решаться коллективным советом работников или же учредителей организации.

    Служебная записка о премировании на себя составляется самим работником, желающим получить материальное поощрение. В ней он просит работодателя выплатить ему финансовое вознаграждение, аргументируя свою просьбу информацией о качественно выполненной им работе, например, перевыполнении плана, заключении выгодного контракта, принесшего компании прибыль.

    Служебная записка на себя пишется от своего имени, соответственно в шапке документа должна быть указана фамилия сотрудника, который просит о премии, а внизу документа – его подпись.

    Как показывает практика, у работника, который обращался к руководителю в личном порядке и убедил начальство в том, что он заслуживает получение денежного вознаграждения, шансы получить его намного выше. В этом случае написание служебной записки на премию для себя является формальностью, дающей официальные основания для совершения выплат.

    Такую служебную записку желательно завизировать у непосредственного начальника, после чего зарегистрировать в специальном журнале регистрации входящей документации и подать на рассмотрение вышестоящему руководству.

    Особые пункты

    Служебные записки относительно выплаты премиальных имеют свои особенности.

    В основной части служебной записки о премировании в обязательном порядке должно быть указано:

    • за какие результаты производственной, производственно-хозяйственной или других видов деятельности осуществляется премирование;
    • сумма выделяемых средств (размер премии);
    • отчетный период для осуществления премирования — месяц, квартал.

    Данные работника и должность должны быть указаны без сокращений.

    • В данной ситуации служебная записка пишется для того, чтобы, сообщив о совершенном нарушении, вынести предложение о депремировании. Документ, инициирующий лишение премиальных выплат обязательно должен содержать:

      • указание причины, побудившей к написанию служебной записки о лишении премиальных выплат с информацией о проступке работника (это должно быть отображено в «теле» документа в пункте, освещающем суть вопроса).
      • предложение, просьбу о лишении премиальных выплат;
      • визирована составителем, а иногда и группой заинтересованных лиц, подтверждающих ненадлежащее отношение сотрудника к выполнению своих непосредственных обязанностей.

      К записке должны прилагаться документальные подтверждения о дисциплинарных взысканиях, акты, составленные по этим фактам, а также объяснительные записки работника, рассмотрение которых будет принято к сведению при решении вопроса о сохранении или лишении сотрудника премиальных.

      Структура и содержание «служебки»

      О вознаграждении

      Структура «служебки» на премию за хорошую работу:

      • В правом верхнем углу указывается кому предназначена записка и от кого, должности и место работы участников. Посередине листа пишется фраза: «Служебная записка».
      • Вторым подзаголовком идет фраза «о премировании работника (должность и Ф.И.О.)».
      • Основная часть документа с изложением ходатайства и его обоснованием, а также указанием размера выплат.
      • Дата составления.
      • Должность и подпись лица её составляющего (с расшифровкой).

      При необходимости наградить несколько работников допускается написание одной служебной записки на всех с перечислением заслуг каждого в отдельности во избежание лишней канцелярской работы.

      О лишении премии

      Оформляя документ, следует включить:

      • «шапку» (с указанием Ф.И.О. и должности адресата);
      • название, дату написания, порядковый номер документа в журнале регистрации;
      • «тело» – основной текст (с указанием информации о ненадлежащей работе и предложением о лишении премии);
      • окончание (с указанием должности составителя и его подписи с расшифровкой).

      К служебной записке приложить документы, свидетельствующие о дисциплинарных взысканиях, перечеь которых оформить внизу документа отдельным списком.

      Примерные тексты

      К календарным праздникам

      Директору ресторана «Престиж» г. Мурманска

      Мясоедову Петру Александровичу

      Старшего менеджера

      Криворукова Сергея Петровича

      № 124

      Служебная записка о премировании главного шеф-повара Караваевой Надежды Георгиевны к международному женскому дню 8 Марта.

      На протяжении 2010 – 2018 года Караваева Н.Г. является ведущим шеф-поваром нашего ресторана.А Она успешно координирует работу кухни, самостоятельно разрабатывает рецеты новых блюд, которые привлекают клиентов в наше заведение.

      Надежда Георгиевна создает и дополняет меню, производит мониторинг и контролирует расходы на продукты и инвентарь, работает над маркетинговыми инициативами. Шеф-повар готовит сама для крупных торжеств и особых мероприятий. Благодаря её труду, с января по март 2018 года количество постоянных посетителей увеличилось на 15%. Жалобы на работу ресторана за это время отсутствуют.

      Учитывая вышеизложенное, прошу по итогам работы премировать Караваеву Н.Г. в размере 20000 рублей.

      Старший менеджер (подпись) Криворуков С.П.

      Начальнику отдела образования Петровского района

      №148 Петрищевой Ларисе Васильевне

      Директора общеобразовательной школы № 21

      Лисицыной Валентины Максимовны

      Служебная записка о премировании учителя русского языка Потёмкина Эдуарда Германовича в связи с 50-летним юбилеем.

      Потёмкин Э.Г. работает в школе № 21 на должности учителя русского языка и литературы на протяжении 25 лет. Это заслуженный педагог, имеющий высшую категорию. Ученики Эдуарда Германовича показывают прекрасные знания, педагога уважают родители и коллеги. Учитель проявляет творческую инициативу в подготовке общешкольных мероприятий, является руководителем кружка «Живое слово», неднократно награждался почётными грамотами за успехи в деле образования молодого поколения.

      Прошу премировать Потёмкина Э.Г. в размере 10000 рублей.

      Директор школы (подпись) Лисицына В.Г.

      За выполнение дополнительной работы

      Директору Верхнеусольского федерального университета

      Павлову Сергею Борисовичу

      Заместителя директора по научной деятельности

      Посольцева Дмитрия Николаевича

      15.02.2018 № 13

      Служебная записка о премировании младшего научного сотрудника Колесникова Михаила Леонидовича за выполнение дополнительной работы.

      При подготовке к Международной конференции «Достижения современной экономики» в период с 02.01 по 14.02. 2018 года на Колесникова М.Л. была возложена организация мероприятия и приём учасников конференции, их расселение и решение вопросов быта. Колесников М.Л принимал также участие в вёрстке и выпуске информационного сборника по материалам конференции.

      Учитывая объем дополнительных работ, выполненный указанным сотрудников, прошу выделить средства на его премирование в сумме месячного оклада.

      Заместитель директора по научной части (подпись) Посольцев Д.Н.

      Важно! Невыплата премии может быть рассмотрена судом наряду с другими нарушениями оплаты труда (ст. 142 ТК РФ).

      Согласно статье 236 ТК РФ при нарушении работодателем установленного срока выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой денежной компенсации в размерах, предусмотренных законодательством.

      Судебная практика решает вопросы финансовых взыскания с работодателей для возмещения морального вреда (ст. 237 ТК РФ), причиненного работнику, касаемо оплаты его труда, если сотрудник докажет, что имело место причинение ему физических и (или) нравственных страданий. Поэтому надлежащее оформление документации о премиальных выплатах является важной составляющей внутренней документации любой организации.

      Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Как выглядит образец ходатайства о премировании сотрудников?

Служебная записка – это документ, в котором излагаются основания для принятия руководителем организации решения по поставленным в нем вопросам. Обязанности принимать решение у руководства нет, поэтому удовлетворять или не удовлетворять ходатайство о премировании – прерогатива начальника.

С другой стороны, в локальном акте или коллективном договоре может быть предусмотрена обязанность руководства принимать положительное решение о премировании сотрудника при наличии определенных оснований. Таким основанием может стать получение служебной записки, содержащей определенную информацию, например о достижениях сотрудника, и т.д.

Подается документ начальником сотрудника, которого планируется премировать, например, начальником отдела. Записка составляется в письменном виде и передается непосредственно руководителю организации – ее директору, ген. директору, и т.д. (в зависимости от того, кто выполняет роль единоличного исполнительного органа). Возможна и подача служебной записки ИП, если речь идет о малом бизнесе.

Отличает служебную записку от заявления ее характер. Заявления, как правило, могут подаваться сотрудниками организации в отношении вопросов, которые касаются непосредственно их. Служебная записка подается от имени одного из сотрудников, по вопросам деятельности организации в целом, премирования других сотрудников, и т.д. Записка играет роль средства деловой переписки.

Отличается служебная записка и от ходатайства. Данный термин используется при взаимодействии граждан с государственными органами по различным вопросам. Чаще всего ходатайство подается в суды. Однако можно именовать служебную записку ходатайством, поскольку прямого запрета на это нет. Вопрос разграничения данных терминов скорее казуистический, нежели практический.

Назначение премиальных выплат в отношении тех или иных сотрудников в компании не происходит спонтанно. Указанная выплата предполагает документальное обоснование в виде того же ходатайства, а также исполнение условий назначения согласно нормам, закрепленным в Положении о премировании.

А так как при нарушении процедуры начисления премии возможны определенные сложности, о всех правилах начисления стимулирующих выплат желательно знать заранее.

Нормативная база

В трудовом законодательстве отсутствует прямое указание на начисление премий, но оговорено, что работодатель вправе устанавливать в компании стимулирующие выплаты, порядок перечисления которых регулируется уже локальными актами.

Так, в ст.135 ТК РФ сказано, что ту же процедуру премирования руководство может осуществлять на основании того же Положения о премировании либо же коллективного или трудового договора, но при условии, что указанные документы составлены с учетом норм ТК РФ и не нарушают прав действующих сотрудников.

То есть дирекция предприятия не может начислять премиальные выплаты спонтанно по собственному разумению, исходя из личного отношения к тому или иному работнику.

Наоборот, стимулирующие проплаты должны рассчитываться исходя из трудовых и иных показателей, которые напрямую связаны со спецификой занятости в той или иной компании.

Стоит отметить и тот факт, что все премиальные начисления относятся к полученным доходам, что предопределяет применение к ним стандартных вычетов, то есть тех же страховых взносов и налогов.  

Поэтому при определении суммы премий руководство должно еще и рационально подходить к самой сумме, и не завышать ее необоснованно.

Ведь все начисления периодически проверяются теми же контролирующими органами, и суммы премий подвергаются тщательному анализу. Это предполагает, как минимум, правильное документальное оформление с учетом норм, отраженных в локальных актах.

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Каждый сотрудник с момента трудоустройства имеет индивидуальный круг обязанностей. При этом если в небольшой компании директор в какой-то мере осведомлен об основных обязанностях сотрудников, а также об их показателях в труде, то в большом учреждении это физически невозможно.

Именно поэтому для начисления премиальных выплат линейные руководители отделов предоставляют так называемые докладные записки, которые и отражают основные показатели.

Кстати, в компаниях, которые по условиям того же квартала или полугода обязаны премировать штатных работников, подача указанного документа является не только обязательной, но и необходимой в качестве подтверждения обоснованности расчета премиальных выплат.

Ходатайство о выплате премии является не только просьбой, но и информацией, которая формирует представление руководства о заслугах того или иного сотрудника, а также служит основанием для утверждения определенного размера стимулирующей выплаты.

Но вот подаваться на рассмотрение руководства она может и не всегда.

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Так, служебная записка не требуется в следующих случаях:

  • если премиальные выплаты введены в ранг обязательных выплат в качестве составляющей ежемесячной заработной платы в рамках трудового договора;
  • если премия утверждена в качестве обязательного начисления локальными актами, то есть тем же коллективным договором либо Положением о заработной плате.

При этом в случае если в Положении сказано, что сотрудники, исходя из финансового положения компании, могут премироваться по результатам отчетного периода либо в виду иных заслуг, как связанных с показателями в труде, так и с личностными характеристика, оформление ходатайства либо же служебной записки необходимо.

Служебная записка о премировании, как и ходатайство, относятся к локальной документации, которая несмотря на отсутствие установленного законом бланка имеет определенную форму.

Стоит отметить и тот факт, что все премиальные начисления относятся к полученным доходам, что предопределяет применение к ним стандартных вычетов, то есть тех же страховых взносов и налогов.

Поэтому при определении суммы премий руководство должно еще и рационально подходить к самой сумме, и не завышать ее необоснованно.

Как отразить материальную помощь в справке 2НДФЛ? Читайте тут.

Служебная записка о премировании, как и ходатайство, относятся к локальной документации, которая несмотря на отсутствие установленного законом бланка имеет определенную форму.

Естественно для того чтобы указанный документ считался легитимным и не мог бы вызвать какие-либо вопросы со стороны тех же контролирующих органов, записку необходимо составить правильно.

Служебные записки, как правило, предназначены для внутреннего документооборота компании и имеют стандартную форму, присущую такому виду документации, то есть ту же шапку, основную информацию, подпись и дату.

При этом ввиду того, что записка подразумевает включение в себя достаточно много информации — от описания основных данных сотрудника до его заслуг — указанный документ можно составить в произвольной форме.

Но вот от делового стиля отступать не стоит, ввиду чего все необходимые данные нужно отразить как можно лаконичнее.

Если предполагается выплата определенной суммы в качестве вознаграждения за труд, к примеру, за перевыполненный план либо повышение процента продаж, линейные руководители учреждения составляются именно докладные записки.

Если же у сотрудника юбилей, допустим, те же 50 лет, оформляется уже ходатайство с просьбой о поощрении материально за многолетний труд и весомый вклад в развитие предприятия, но только в том случае, если юбилейные даты являются основанием для премирования в рамках Положения.

Кстати, в отношении руководящего состава организаций законом предусмотрен и третий вид документов, а именно, представление на премирование тех же начальников отделов и главных бухгалтеров.

Естественно, сам работник, несмотря на желание увеличить свой ежемесячный доход, не всегда может просить руководство о премиальных выплатах, да и оценить собственный вклад в развитие компании объективно тоже.

Поэтому полномочия по составлению служебной записки или ходатайства отданы следующим лицам:

  • линейным руководителям отделов, если речь идет о поощрении за трудовые заслуги в текущем периоде;
  • менеджеру по персоналу, если предполагается премирование к юбилейным датам;
  • профсоюзному комитету.

Адресатов указанных документов, обладающих полномочиями утверждения разрешения на выплату премии, может быть тоже несколько:

  • если компания маленькая и состоит всего из нескольких отделов, записка подается непосредственному директору;
  • если же речь идет о том же заводе с несколькими основными и вспомогательными цехами, записка подается начальнику цеха.

При составлении записки либо ходатайства о премировании сотрудников, образец которого представлен ниже, следует учитывать нормы, отраженные в Положении о премировании.

Предлагаем ознакомиться:  Условия разрыва договора

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

То есть нужно указывать именно те условия, которые предусмотрены Положением — то же превышение выработки, выполнение плана или повышение уровня продаж, а не лаконичные фразы, которые не отражают реальных заслуг.

Ведь если при проверке будет установлено, что премирование полагается только за отдельные показатели, а не в общем за выполнение своих обязанностей, которые и так должны осуществляться, премирование будет признано незаконным.

Безусловно, служебная записка и ходатайство отличаются друг от друга.

Но при этом оба документа должны содержать в себе следующие сведения:

  • шапку, которая предполагает обращение к руководителю компании либо же цеха и данные составителя документа в разрезе должности и фамилии с инициалами;
  • основную часть, в которую входят данные поощряемого сотрудника с указанием занимаемой должности, просьба о премировании и основания для назначения указанной выплаты;
  • заключительную часть, которая включает в себя дату составления документа и подпись составителя с расшифровкой.

При этом именно ходатайство и представление может содержать еще ряд дополнительных данных, в частности:

  • общий стаж работы;
  • период занятости на конкретной должности;
  • личностные качества — к примеру, ту же добросовестность либо же скрупулезность и исполнительность.

Как правило, реквизитами являются данные о самой компании, которые включают в себя достаточно много сведений — от юридического адреса и полного наименования до печати и расчетного счета.

Нормативная база

Итоги

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Составление служебной записки о представлении на премию потребуется при необходимости выплаты разовой премии нерегулярного характера как входящей в систему оплаты труда, так и назначаемой за пределами этой системы. В представлении, адресуемом руководителю организации, указывается круг премируемых лиц и приводятся значения показателей, необходимых для назначения премии (повод, период, форма и размер).

Участвуйте в конкурсе на нашем форуме!


Подробнее

Как написать служебную записку о премировании и правильно ее оформить

Так как только при наличии обозначенного выше документа может быть выдана премия за какую-либо пользу, принесенную предприятию сотрудником. При этом часть нормативной базы, на основании которой осуществляется премирование сотрудников, должна быть разработана непосредственно в самой организации. Причем свою подпись должен поставить именно составитель, являющийся непосредственным начальником сотрудника, которому необходимо будет получить премию.

Вначале служебная записка должна быть зарегистрирована и получить номер. Регистрацией документооборота в организации обычно занимается секретариат. Приказ о премировании работника составляется отделом кадров на основании решения руководителя организации. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ.

Документ составить достаточно просто. Образец служебной записки на поощрение сотрудника премией доступен по ссылке в начале статьи, и им можно воспользоваться.

В трудовом законодательстве закреплено условие о поощрении сотрудников. Решение о предоставлении определенного награждения отдельному работнику или целому отделу принимается на основании трудовых заслуг.

Оно может быть представлено в виде текста благодарственного письма за хорошую работу, денежной премии, ценного подарка, грамоты или присвоения почетного звания. Документально информацию о необходимости предоставления поощрения нужно изложить в служебной записке.

Каждого принимаемого в штат сотрудника руководитель наделяет индивидуальным кругом обязанностей. При этом нужно учитывать, что, если речь идет о небольшой организации, директору известно об основных обязанностях каждого подчиненного и о его трудовых показателях. На крупном предприятии это условие нереально выполнить.

Служебную записку должны составлять руководители отдела с целью поощрения особенно отличившихся сотрудников

В этом случае руководитель структурного подразделения пишет служебную записку на имя руководителя.

Документ должен содержать перечень показателей, напрямую связанных с размером материальной награды (включается в зарплатную ведомость).

Важно: для предприятий, которые по итогам отчетного периода (полугодие, год, квартал) должны материально поощрять своих подчиненных, служебная записка является обязательным документом, подтверждающим обоснованность расчета премиальных средств.

Трудовой кодекс не дает четкого понятия премии и не определяет правильный порядок ее начисления. Только в ст. 135 ТК РФ говорится, что величина поощрительной выплаты, условия ее начисления и регулярность предоставления должны быть отражены во внутренних локальных актах организации (например, в положении о премировании и коллективном договоре).

Если руководитель предприятия упустил этот момент, специалисту отдела кадров придется отобразить порядок премирования в трудовом договоре, подписываемом с каждым сотрудником. Эти мероприятия необходимы для обеспечения исполнения прав каждого подчиненного и исключения дискриминации финансового характера.

  Как узнать баланс на Йоте?

Наличие положения с четкой последовательностью назначения поощрений предупреждает возникновение претензий со стороны проверяющего органа. Так, премия, при начислении которой бухгалтер руководствовался утвержденным распорядком, гарантирует беспрепятственный переход средств в расходы, участвующие в расчете налога на прибыль.

Если предприятие состоит из большого количества структурных подразделений, то объективный и справедливый подход к распределению премиального фонда могут обеспечить служебки от начальников отделов.

 В основе составления документа должен лежать ГОСТ 6.30-2003 УСОРД.

Условие нельзя назвать обязательным, за исключением ситуаций, когда положение о премировании или другой внутренний локальный акт содержат образец собственной формы.

Составлению служебной записки должны предшествовать следующие действия:

  1. Ознакомление с коллективным договором, который включает в себя порядок определения поощрительных выплат, оплату труда в ночное время, отпускные и т.д.
  2. Составление списка особенно отличившихся подчиненных, достигших высоких показателей в работе.
  3. Установление периода, за который предоставляется поощрение.
  4. Принятие решения, касающегося размера выплаты (в виде процента от оклада или фиксированной суммы).

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Только после этого можно приступать к написанию служебной записки. Рекомендуемый формат – А4, «шапка» должна содержать сведения о том, кому предназначается документ. В «теле» письма следует указать перечень фамилий, которым полагается материальное поощрение. Закончить рекомендуется подписью и датой.

Внимание: служебную записку обязательно нужно зарегистрировать в журнале секретаря. Документ не останется без внимания, так как статья 12 ФЗ № 59 требует, чтобы начальство предоставляло ответы в течение 30 дней.

Подводим итоги

Служебную записку должны составлять руководители отдела с целью поощрения особенно отличившихся сотрудников. Строго установленная форма отсутствует, соответственно, ничего не мешает определить для себя максимально удобный вариант.

Соблюдение порядка регистрации гарантирует, что руководитель не сможет оставить документ без внимания.

Определение премии к юбилею

Премия к юбилею считается разовой мотивирующей выплатой в связи с нетрудовым поводом, определяемой статьей 129 ТК РФ, как составляющей частью заработной платы работника.

Это требует регулирования ее назначения в отдельном Положении о премировании (статья 135 ТК РФ), коллективном соглашении (статья 135 ТК РФ) или индивидуальном контракте (статья 57 ТК РФ). Выплачивают поощрение в юбилейную дату (обычно 20, 30, 40, 50, 55 и далее каждые 5 лет).

Есть ли разница при оформлении выплаты на себя и на работника?

Неотъемлемый элемент кадрового делопроизводства при распределении стимулирующих выплат – служебная записка о премировании сотрудников. Образец этого документа не имеет унифицированной формы, предприятия разрабатывают его самостоятельно.

Служебная записка выполняет роль ходатайства перед руководством компании о назначении персоналу поощрительных выплат.

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

При этом завизированные директором просто заявления сотрудников о начислении им премиальных нельзя расцениваться как официальный документ, подлежащий исполнению кадровой службой и бухгалтерией.

Заявление не может служить основанием для издания приказа о назначении премии. Суть заявлений от персонала – выразить пожелание работников. Этот документ не отражает мнения руководителя и не является средством ведения переписки между разными иерархическими уровнями внутри фирмы.

В свою очередь, служебная записка выполняет роль средства коммуникации между отделами компании. Она выступает инструментом выработки единого мнения между персоналом и работодателем. Пустой образец служебной записки о премировании сотрудников обычно создает кадровая служба и распространяет между руководителями подразделений предприятия.

1 Накануне начисления заработной платы все начальники отделов посредством такого документа оформляют письменные ходатайства о материальном поощрении своих подчиненных
2 Потом директор организации рассматривает служебные записки и на их базе оформляет приказ о выплате премии
3 Такое распоряжение передают в бухгалтерию для проведения начислений по дополнениям к заработной плате

Периодичность выплаты премиальных не оговорена трудовым правом. Работодатель может выдавать вознаграждения ежемесячно, 1 раз в квартал или в год. Нет законодательных требований и по обязательному назначению премий: предприятия могут и не применять этот инструмент кадрового менеджмента.

Однако премиальные выплаты должны быть регламентированы одним или несколькими внутренними нормативными актами:

  • положением об оплате труда;
  • положением о премировании;
  • трудовым соглашением;
  • коллективным договором.

Также см. «Образец 2018 Положения о премировании работников».

Ходатайства уполномочены оформлять только начальники структурных подразделений или сотрудники, временно замещающие этих должностных лиц.

По практике в образце служебной записки о премировании сотрудников должна быть отражена следующая информация:

  • наименование предприятия;
  • идентификация отдела, о премировании сотрудников которого идет речь;
  • Ф.И.О. директора компании, на чье имя составлен документ;
  • Ф.И.О. начальника структурного подразделения (указывают данные должностного лица, которое инициирует выплату премии подчиненному персоналу);
  • наименование бланка;
  • информация о поданных к вознаграждению работниках, их стаже работы и других основаниях для поощрения;
  • краткое описание факторов, которые побудили составить ходатайство о вознаграждении группы работников или отдельного специалиста;
  • формулировки, указывающие на цель обращения;
  • дата составления документа.

Ходатайство автора документа обязательно заверяет собственноручной подписью. Рядом с подписью указывают ее расшифровку. Оформленную по образцу служебную записку о премировании сотрудников (или в свободной форме) подают руководителю фирмы.

Следующий этап – обработка кадровой службой заверенных директором ходатайств. На основе имеющихся служебных записок формируют общий приказ о выплате премиальных по предприятию. В тексте этого распоряжения прописывают:

  • размер материального поощрения;
  • период, за который работникам платят вознаграждение;
  • срок исполнения приказа;
  • перечень премированных лиц с указанием занимаемых ими должностей и Ф.И.О.;
  • в качестве обоснования прописывают реквизиты зарегистрированных делопроизводителем ходатайств, также можно указать список достижений.

Приказ после издания передают для ознакомления под роспись членам трудового коллектива, чьи интересы затрагивает этот распорядительный документ. Отдельную выписку из приказа направляют в бухгалтерию для проведения начислений.

Премию рассчитывают одновременно с основной заработной платой. Из их суммарного значения производят обязательные удержания и выводят сумму к выдаче на руки.

Начальникам подразделений, которые ответственны за оформление служебных записок о материальных поощрениях, необходимо помнить, что документ должен содержать данные об основаниях премирования.

Если это условие не будет выполнено, начисленную сумму фискальные органы не считают элементом системы оплаты труда на предприятии.

Генеральному директоруООО «Гуру»Краснову В.В.от руководителя цеха № 1Симонова К.Е.Служебная запискаКузьмин Иван Денисович занимает должность сварщика в цехе № 1 ООО «Гуру» на протяжении 12 лет. За это время он зарекомендовал себя как грамотный и ответственный работник, добросовестно выполняющий все поручения руководства, соблюдающий трудовую дисциплину, а также проявляющий инициативу при решении производственных вопросов.

В июле 2018 года Кузьмин И.Д. перевыполнил установленный план по обработке деталей на 55%, что позволило существенно ускорить процесс производства изделий. В связи с этим прошу вас выплатить Кузьмину И.Д. премию в размере 100% заработка за июль 2018 года.03.08.2018(Подпись руководителя структурного подразделения и ее расшифровка)

Также см. «Составляем ходатайство о премировании сотрудников: образец».

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Каждый сотрудник согласится с тем, что в день выплаты зарплаты погода за окном всегда кажется более ясной.

А если размер выплат повышается еще и за счет премии, то хорошее настроение появляется непроизвольно.

Но при этом мало кто из рядовых специалистов знает, что эта поощрительная выплата, чаще всего, результат грамотно составленной их непосредственным начальником служебной записки на премирование сотрудника.

Нормативная база

Четкого понятия премии и порядка ее начисления в Трудовом кодексе не найти. Только ст. 135 ТК РФ упоминает, что размер поощрительных выплат, условия их назначения и регулярность должны быть определены в локальном нормативном акте предприятия – положении о премировании или коллективном договоре.

Если этот момент был упущен руководством компании, то тогда описывать процедуру премирования придется в каждом договоре о приеме на работу. Все это делается для того, чтобы обеспечить исполнение права каждого работника на равные условия оплаты труда и исключение финансовой дискриминации на предприятии.

Более того, четкое положение о премировании оградит компанию от претензий проверяющих структур. Так премии, начисленные в соответствии с правилами учетной политики предприятия, беспрепятственно попадут в налоговые расходы при расчете налога на прибыль.

При их написании нужно руководствоваться ГОСТом 6.30-2003 УСОРД. Это не является обязательным условием принятия документа к рассмотрению, но использовать его все-таки желательно. Конечно, кроме случаев, когда в том же положении о премировании или другом внутреннем документе утверждена своя форма документа.

Руководитель компании вправе отказать в выплате любой премии, кроме случаев, которые прямо прописаны в коллективном или трудовом договоре.

Здесь подробно о правилах написания служебных записок. Хоть при подготовке служебной записки на премию и нет жестких рамок, но все же лучше соблюсти определенный порядок ее написания и подкрепить свои слова вполне реальными показателями:

  1. Изучить положение о премировании или любой другой локальный акт, который содержит в себе правила назначения поощрительных выплат в компании.
  2. Определить круг отличившихся специалистов, а также перечень выполненных ими работ и показателей, за которые положена премия.
  3. Определиться с периодом выплаты (за месяц, квартал или год).
  4. Озвучить свое мнение о размере выплаты (процент от оклада или фиксированная сумма).
  5. Составить служебную записку в соответствии с требованием ГОСТа: на листе А4, в «шапке» указать ФИО и должность получателя документа и те же данные об авторе, в конце поставить своею подпись, дату.
  6. Зарегистрировать служебную записку в журнале входящих бумаг или у секретаря директора.
Период выплаты Основание Подтверждение
Календарные поощрительные выплаты (ежемесячные, квартальные или годовые) При условии доведения предварительных планов или норм выработки, превышение этих показателей может считаться поводом для начисления премии Производственные данные о перевыполнении нормы выпуска продукции или продаж в пределах месяца, квартала, года.
За непроизводственные достижения Одним из поводов может стать нематериальная заслуга сотрудника: многолетний добросовестный труд, большое количество положительных отзывов от клиентов, личные усилия по формированию привлекательного имиджа компании и т.п. В зависимости от повода, это могут быть данные кадровой службы или отдела по работе с потребителями, публикация в СМИ или книга отзывов и предложений. Если из документов следует, что результат стал следствием усилий коллектива, то и премия должна распространятся на всех его членов или не выписываться вообще.
Внеплановые Могут выходить за рамки положения о премирования, если работник проявил себя с лучшей стороны в нестандартной или чрезвычайной ситуации, и его действия принесли компании выгоду или помогли избежать серьезных убытков. Для того, чтобы непредвиденная премия была положительно воспринята налоговиками, в служебной записке нужно четко увязать размер дополнительной прибыли или возможного ущерба и действия сотрудника. На основании поданного документа издать отдельный приказ и продублировать основания начисления еще и в нем.
Премирование членов бригады по итогам работы Принцип солидарности состоит в том, что перевыполнить показатели должен не отдельный сотрудник, а вся бригада в целом. Но при распределении материальных средств нужно определить величину индивидуального вклада в результат. Сумма премиального фонда должна быть распределена пропорционально зафиксированному в табеле числу отработанных часов и объему выпущенной продукции каждым членом команды

Она направлена прежде всего на просьбу о поощрении сотрудника. Рассматривается такая записка исключительно вышестоящим органом, который имеет право распоряжаться бюджетом учреждения или же корпорации. В некоторых компаниях такие вопросы могут решаться коллективным советом работников или же учредителей организации.

В каком размере выплачивают премию

ВНИМАНИЕ! Поощрение может назначаться в процентах от суммы оклада сотрудника или в конкретной денежной сумме. Формат процента от оклада удобен отсутствием необходимости индексирования прописанной в документе величины.

Указание вилки нижнего и верхнего предела суммы позволяет дифференцировать премии в зависимости от возраста и величины оклада сотрудника.

Российское трудовое законодательство наделяет работодателей правом поощрить наёмных работников за добросовестный и качественный труд. Наиболее часто встречающееся основание премирования — успехи в профессиональной деятельности.

Среди распространённых вариантов: перевыполнение плана продаж, оптимизация производства или рационализаторское предложение, выполнение сложного задания в короткие сроки, заключение сделок с крупными компаниями или выгодными клиентами, проявление инициативы при решении сложных вопросов, многолетний добросовестный труд.

Нередко работодатели выплачивают сотрудникам поощрение, приуроченное к лично значимым для них датам: дням рождения, юбилеям, свадьбам, рождению детей или юбилеям профессиональной деятельности.

Важно, чтобы служебка на премию корректно отражала причины поощрения работника. Причине премирования следует уделить особенное внимание. Желательно, чтобы основные варианты выплаты материального поощрения были зафиксированы в уставе организации или коллективном договоре.

Размер материального поощрения также устанавливается работодателям. Возможны 2 варианта начисления:

  • фиксированное (конкретная сумма и в размере оклада);
  • в процентном отношении (часть оклада, процент от заключенной сделки и т.д).
Предлагаем ознакомиться:  Могут ли сотрудники ЧОПа препятствовать парковке на выкупленном месте

Порядок расчёта размера премии обычно указывают в учредительных документах предприятия или в коллективном договоре. Обратите внимание, что если премия оформлена как стимулирующая часть заработной платы, то есть указана в её составе в трудовом договоре, её ежемесячное начисление будет являться обязанностью работодателя. Отдельные записки о материальном поощрении, как правило, в таком случае не составляются.

Образец служебной записки на премию за хорошую работу

Формулировка премии за хорошую работу должна быть понятной. Хорошая работа – слишком размытое, субъективное определение, которое не позволяет понять, чем конкретно отличился сотрудник. В связи с этим писать в служебной записке о том, что работник трудится хорошо, поэтому ему надлежит выплатить премию, — не рекомендуется.

Представляем вашему вниманию образец записки с возможной формулировкой, позволяющей понять, в чем именно выражается хорошая работа.

Афанасьеву Валерию Петровичу

от руководителя отдела производства

Ираклиевой Софьи Ильиничны

Положением о премировании от 12.01.2013 № 12-П установлены критерии премирования сотрудников. В силу п. 2 Положения, успехи в работе могут характеризоваться качественными и количественными показателями, такими как объем произведенной работы, указанный в планах развития организации, утверждаемых локальными актами; отсутствие брака в работе.

В связи с тем, что за период с 1 февраля 2018 года по 1 марта 2018 года сотрудник отдела производства Иванов Алексей Алексеевич написал и самостоятельно разместил на сайте на 100 статей больше, чем указано в п. 13 Плана развития организации на 2018 год (утвержденного Приказом директора ООО «Заковед» от 12.12.

15 марта 2018 года

Руководитель отдела производства Ираклиева Софья Ильинична

______________/ Ираклиева С.Н.

Действующее трудовое законодательство (в частности, ст. 191 Трудового кодекса РФ) устанавливает право (но не обязанность!) работодателя на выплату работникам различных стимулирующих надбавок к заработной плате. В число таких надбавок входят и премии, размер и периодичность выплаты которых устанавливаются положениями локальных нормативных актов, действующих на предприятии.

Как правило, в соответствии с положениями этих внутренних документов премия выплачивается определенной группе работников организации, а не определенному лицу. В некоторых случаях порядок назначения и выплаты премии устанавливается положениями трудового договора, заключенного работодателем с конкретным сотрудником, хотя на практике такое встречается довольно редко.

В том случае, если руководитель хочет отметить заслуги отдельного работника начислением внеплановой премии, не предусмотренной положениями коллективного договора, он может ходатайствовать перед вышестоящим начальством о принятии такого решения. Для этого и составляется служебка (пример служебной записки на премию образца 2017 годавы увидите в статье далее). Ключевым элементом ее содержания является информация о причине, по которой был поднят вопрос о необходимости материального поощрения работника.

Порядок подготовки

Порядок начисления такой премии несложен, но требует слаженных действий работников нескольких подразделений (о том, по какому принципу и как начисляются премии работникам, мы рассказывали в отдельном материале).

Оформление и ведение личных дел сотрудников является одной из основных функций отдела кадров. Как правило, именно кадровик отслеживает памятные даты работников и запускает механизм начисления премии к юбилею.

Подготовка бумаг

Выплата поощрения сотруднику предусматривает документальное оформление для дальнейшего налогообложения. Статья 252 НК РФ требует документального обоснования трат компании, необходимо подтверждение в виде ссылки на пункт колдоговора или трудового соглашения, регламентирующего поощрения.

Система выплаты поощрения должна соответствовать статье 191 ТК. Премиальные выплаты, не имеющие отношения к трудовому процессу, могут выплачиваться непосредственно в день юбилея, а не с остальной частью заработной платы.

Статья 191 ТК РФ. Поощрения за труд

Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).

Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

Оформления поощрения предполагает следующие этапы:

  1. составление служебной записки с предложением о поощрении сотрудника, сути и величине назначаемой премии;
  2. Правила составления служебной записки о премировании сотрудниковсогласование суммы выплаты с бухгалтерией на предмет наличия ее к конкретной дате;
  3. передача бумаги на рассмотрение главе компании;
  4. оформление приказа о премировании на основании подписанной служебной записки, как требует Постановление Госкомстата РФ №1 (январь 2004 года);
  5. торжественное поздравление работника;
  6. подтверждение факта ознакомления с бумагой (роспись);
  7. внесение записи о премировании в документы учета личного состава компании.

Ходатайство

Цель ходатайства о назначении выплаты к юбилею – побуждение руководства к выплате премии. Учитывая отсутствие шаблона, оно пишется в свободной форме следующей структуры:

  • название «Ходатайство о премировании №»;
  • число, месяц, год подачи бумаги;
  • сведения о представляемом к премии сотруднике (пример: Андреев В.В., экспедитор, непрерывно работает в ООО «Парма» 10 лет, все это время был надежным профессиональным сотрудником, примером для коллег, принимал участие в обучении молодежи);
  • мотив премирования (пример: за безукоризненную работу и к 55-летию);
  • вид и размер поощрения  (пример: предлагаю поощрить В.В. Андреева денежной премией в размере 15 000);
  • подпись ходатайствующего (пример: начальник отдела  Р.Н. Сорокин).

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Для ходатайства характерен расширенный подход к мотиву премирования. В документе подчеркиваются личные и профессиональные качества работника, особые заслуги.

В ней кратко и по существу описываем:

  • подвиг подчиненных;

  • его практическое значение для компании;

  • указываем конкретных работников, кто по мнению руководства достоин поощрения;

  • присваиваем необходимые реквизиты (дата, номер, подпись).

В случае, если речь идет о денежных выплатах, как, например, образец служебной записки о премировании работников, лучше этот документ предварительно согласовать с финансовой службой компании. Деньги все равно выплатят, но если их не будет, работникам придется ждать… А ведь каждый знает, что ложка хороша именно к обеду.

Заявление — это документ, содержащий волеизъявление работника организации, а не ее руководителя. Служебная же записка — это бумага, выступающая в качестве средства деловой переписки между структурными подразделениями компании. Как правило, служебки составляются руководителями отделов, цехов, служб, групп и т. д.

Решение о премировании при этом принимается руководством предприятия (в данном случае инициатива о начислении поощрения исходит от начальника структурного подразделения) — а это значит, что соответствующее ходатайство может быть подготовлено только руководителем, но не самим сотрудником. Для того чтобы минимизировать риск возникновения ошибок и неточностей в готовом документе, лучше использовать заранее подготовленный бланк.

Финансовый учет дохода

Праздничная выплата требует отражения во многих учетных документах компании.

Бухгалтерия

Статья 136 ТК и Указание Банка России №3210-У предлагают следующие варианты учета:

  • Т-49 или Т-53;
  • расходному кассовому документу КО-2;
  • безналичным расчетом.

Дебет 91-2 Кредит 70 – начислена премия за счет прочих расходов.

Дебет 84 Кредит 70 – начислена премия за счет чистой прибыли.

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Больше о том, как оформить и отразить в учете выплату разовых премий, мы рассказывали в этой статье.

Налогообложение

ВАЖНО!

Поскольку выплаченная сотруднику премия представляет часть его дохода, то требуется удержание подоходного налога (

статья 208 НК

). Премии не входят в траты на оплату труда работника, поэтому сумму для обложения налогом учитывают в месяц, соответствующий выдаче (так требует

статья 223 НК

).

Разовую премию относят к накладным расходам, поэтому налогообложение прибыли учитывается, когда сумму перечисляют получателю (статьи 272 и 318 НК).

Больше об особенностях налогообложения средств, выделенных для премирования сотрудников, читайте здесь.

В каких случаях можно премировать сотрудника

  • сроки выплат;
  • частота выплат;
  • причины премирования;
  • характер выплат – разовый или постоянный;
  • Устанавливается период выплаты (с ближайшей заработной платой, по окончании квартала, года).
  • Производится расчет суммы, в зависимости от установленных условий (фиксированная ставка, процент от зарплаты, процент от выполненный работы или от работы сверх нормы).
  • Составляется служебная записка в соответствии с разработанным ГОСТом, этот документ фиксируется в документообороте после согласования с руководителем фирмы.

Каждая компания самостоятельно решает, выплачивать премии или нет, такая информация регулируется внутренними документами. В таких документах прописывается основание для выплаты, суммы или процент от зарплаты, порядок и срок выплаты. Премирование – это хороший способ привлечь сотрудников выполнять свою работу качественнее и в более короткие сроки. Предприятие будет более успешно развиваться, а это главная цель успешного бизнеса, поэтому многие руководители вводят систему премирования.

Основные поводы для премирования:

  • за выполнение или перевыполнение плана;
  • за качество проделанной работы;
  • за высокие достижения;
  • за индивидуальные заслуги или за успешную работу в коллективе;
  • выполнение задания в короткие сроки;
  • грамотное распределение ресурсов, времени.

Также случаи премирования можно поделить на следующие группы с возможными примерами:

  1. Количественные данные – выполнение задач по выпуску продукций, обеспечение работы оборудования без перерывов, сокращение времени на ремонтные работы, использование меньшего количества работников.
  2. Качественные – улучшение качества продукции или выполняемых услуг, снижение брака.
  3. Экономия ресурсов – снижение количества используемого сырья и материалов, снижение затрат при обслуживании техники.
  4. Рациональность – быстрое освоение новой техники, применение ее при работе, использование технологических нововведений, повышение загрузки оборудования.

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Руководитель вправе установить, что премирование сотрудников происходит в связи с отсутствием недостатков, сбоя в работе, либо в связи с перевыполнением плана.

Размер доплаты можно установить:

  • фиксированный;
  • в виде процента от суммы (оклада, перевыполненного плана).

Оценка работы на предприятии может производиться в индивидуальном порядке, рассматривая результаты каждого работника, или в зависимости от комплексной работы, когда рассматривается, например, работа отдела в совокупности.

При ориентировании на индивидуальные показатели работников, выплачивать премию можно за личные показатели, к таким могут отнести:

  • за качественное выступление на конференции;
  • презентация фирмы, представление интересов предприятия;
  • выполнение срочного задания;
  • успешное прохождение переговоров;
  • применение творческого подхода при работе;
  • улучшение показателей;
  • привлечение новых партнеров;
  • укрепление позиций на рынке, улучшение показателей конкурентоспособности.

Премировать сотрудников могут и при наступлении определенных значимых событий:

  • день рождение, юбилей;
  • бракосочетание;
  • рождение ребенка;
  • длительная работа – выплата за выслугу лет.

В зависимости от прописанных условий премирования по результатам работы составляется приказ на премирование сотрудников. Также составляется список сотрудников, которым премиальные не положены.

Страховые выплаты

Служебная записка на себя пишется от своего имени, соответственно в шапке документа должна быть указана фамилия сотрудника, который просит о премии, а внизу документа – его подпись.

Как показывает практика, у работника, который обращался к руководителю в личном порядке и убедил начальство в том, что он заслуживает получение денежного вознаграждения, шансы получить его намного выше. В этом случае написание служебной записки на премию для себя является формальностью, дающей официальные основания для совершения выплат.

Такую служебную записку желательно завизировать у непосредственного начальника, после чего зарегистрировать в специальном журнале регистрации входящей документации и подать на рассмотрение вышестоящему руководству.

Особые пункты

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Служебные записки относительно выплаты премиальных имеют свои особенности.

В основной части служебной записки о премировании в обязательном порядке должно быть указано:

  • за какие результаты производственной, производственно-хозяйственной или других видов деятельности осуществляется премирование;
  • сумма выделяемых средств (размер премии);
  • отчетный период для осуществления премирования — месяц, квартал.

Данные работника и должность должны быть указаны без сокращений.

  • В данной ситуации служебная записка пишется для того, чтобы, сообщив о совершенном нарушении, вынести предложение о депремировании. Документ, инициирующий лишение премиальных выплат обязательно должен содержать:

    • указание причины, побудившей к написанию служебной записки о лишении премиальных выплат с информацией о проступке работника (это должно быть отображено в «теле» документа в пункте, освещающем суть вопроса).
    • предложение, просьбу о лишении премиальных выплат;
    • визирована составителем, а иногда и группой заинтересованных лиц, подтверждающих ненадлежащее отношение сотрудника к выполнению своих непосредственных обязанностей.

    К записке должны прилагаться документальные подтверждения о дисциплинарных взысканиях, акты, составленные по этим фактам, а также объяснительные записки работника, рассмотрение которых будет принято к сведению при решении вопроса о сохранении или лишении сотрудника премиальных.

    Структура и содержание «служебки»

    О вознаграждении

    Структура «служебки» на премию за хорошую работу:

    • В правом верхнем углу указывается кому предназначена записка и от кого, должности и место работы участников. Посередине листа пишется фраза: «Служебная записка».
    • Вторым подзаголовком идет фраза «о премировании работника (должность и Ф.И.О.)».
    • Основная часть документа с изложением ходатайства и его обоснованием, а также указанием размера выплат.
    • Дата составления.
    • Должность и подпись лица её составляющего (с расшифровкой).

    При необходимости наградить несколько работников допускается написание одной служебной записки на всех с перечислением заслуг каждого в отдельности во избежание лишней канцелярской работы.

    О лишении премии

    Оформляя документ, следует включить:

    • «шапку» (с указанием Ф.И.О. и должности адресата);
    • название, дату написания, порядковый номер документа в журнале регистрации;
    • «тело» – основной текст (с указанием информации о ненадлежащей работе и предложением о лишении премии);
    • окончание (с указанием должности составителя и его подписи с расшифровкой).

    К служебной записке приложить документы, свидетельствующие о дисциплинарных взысканиях, перечеь которых оформить внизу документа отдельным списком.

    Примерные тексты

    К календарным праздникам

    Директору ресторана «Престиж» г. Мурманска

    Мясоедову Петру Александровичу

    Старшего менеджера

    Криворукова Сергея Петровича

    № 124

    Служебная записка о премировании главного шеф-повара Караваевой Надежды Георгиевны к международному женскому дню 8 Марта.

    На протяжении 2010 – 2018 года Караваева Н.Г. является ведущим шеф-поваром нашего ресторана.А Она успешно координирует работу кухни, самостоятельно разрабатывает рецеты новых блюд, которые привлекают клиентов в наше заведение.

    Надежда Георгиевна создает и дополняет меню, производит мониторинг и контролирует расходы на продукты и инвентарь, работает над маркетинговыми инициативами. Шеф-повар готовит сама для крупных торжеств и особых мероприятий. Благодаря её труду, с января по март 2018 года количество постоянных посетителей увеличилось на 15%. Жалобы на работу ресторана за это время отсутствуют.

    Учитывая вышеизложенное, прошу по итогам работы премировать Караваеву Н.Г. в размере 20000 рублей.

    Старший менеджер (подпись) Криворуков С.П.

    Начальнику отдела образования Петровского района

    №148 Петрищевой Ларисе Васильевне

    Директора общеобразовательной школы № 21

    Лисицыной Валентины Максимовны

    Служебная записка о премировании учителя русского языка Потёмкина Эдуарда Германовича в связи с 50-летним юбилеем.

    Потёмкин Э.Г. работает в школе № 21 на должности учителя русского языка и литературы на протяжении 25 лет. Это заслуженный педагог, имеющий высшую категорию. Ученики Эдуарда Германовича показывают прекрасные знания, педагога уважают родители и коллеги. Учитель проявляет творческую инициативу в подготовке общешкольных мероприятий, является руководителем кружка «Живое слово», неднократно награждался почётными грамотами за успехи в деле образования молодого поколения.

    Прошу премировать Потёмкина Э.Г. в размере 10000 рублей.

    Директор школы (подпись) Лисицына В.Г.

    За выполнение дополнительной работы

    Директору Верхнеусольского федерального университета

    Павлову Сергею Борисовичу

    Заместителя директора по научной деятельности

    Посольцева Дмитрия Николаевича

    15.02.2018 № 13

    Служебная записка о премировании младшего научного сотрудника Колесникова Михаила Леонидовича за выполнение дополнительной работы.

    При подготовке к Международной конференции «Достижения современной экономики» в период с 02.01 по 14.02. 2018 года на Колесникова М.Л. была возложена организация мероприятия и приём учасников конференции, их расселение и решение вопросов быта. Колесников М.Л принимал также участие в вёрстке и выпуске информационного сборника по материалам конференции.

    Учитывая объем дополнительных работ, выполненный указанным сотрудников, прошу выделить средства на его премирование в сумме месячного оклада.

    Заместитель директора по научной части (подпись) Посольцев Д.Н.

    Важно! Невыплата премии может быть рассмотрена судом наряду с другими нарушениями оплаты труда (ст. 142 ТК РФ).

    Согласно статье 236 ТК РФ при нарушении работодателем установленного срока выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой денежной компенсации в размерах, предусмотренных законодательством.

    Судебная практика решает вопросы финансовых взыскания с работодателей для возмещения морального вреда (ст. 237 ТК РФ), причиненного работнику, касаемо оплаты его труда, если сотрудник докажет, что имело место причинение ему физических и (или) нравственных страданий. Поэтому надлежащее оформление документации о премиальных выплатах является важной составляющей внутренней документации любой организации.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Статья 20.1 закона №125-ФЗуказывает на обязательность страховых взносов с трудовых начислений.

Поскольку все вопросы работников компании регулируются трудовым договором, то поощрение к празднику попадает под данное определение.

Возможна и альтернативная точка зрения.

https://www.youtube.com/watch?v=XLWAp4WWAlc

Контраргументом в споре о том, имеет ли выплаченная премия отношение к работе, будет то, что размер премии к юбилею не зависит ни от должности, ни от объемов и качества выполненной работы. Судебная практика по этому поводу неоднозначна, заочно определить результат слушания дела в данном случае не представляется возможным.

, , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector