Семейный адвокат
Назад

Списание документов с истекшим сроком хранения

Опубликовано: 30.08.2019
0
2

Правила, регламентирующие хранение

Запись в бухгалтерском учете не может быть произведена без оформления первичных учетных документов, которые по общему правилу должны храниться не менее пяти лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

В то же время необходимо ориентироваться на сроки хранения документов, определенные Перечнем Минкультуры РФ1, к которому отсылает сам Закон № 402-ФЗ, в том случае, когда этот срок является более ­длительным.

Например, поддерживать в целостности годовую бухгалтерскую отчетность предписано постоянно, квартальную – в течение 5 лет, а месячную – в течение 1 года (ст. 351 Перечня). Постоянного срока хранения требуют документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (ст. 355 Перечня).

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начислении и перечислении налогов в бюджет всех уровней и внебюджетные фонды всех уровней требуется хранить в течение 5 лет (ст. 382 Перечня), так же как и налоговые декларации юридических лиц по всем налогам (ст. 392 Перечня). Согласно ст. 658 Перечня {amp}lt;{amp}lt;b{amp}gt;i{amp}gt;личные карточки ­работниковследует хранить в течение 75 лет2.

Как видим, сроки немалые. А исчисление ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором документы использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

В общем случае, если срок хранения предписан в течение 5 лет, а документ составлен, допустим, в мае 2014 года, то срок его хранения начнет исчисляться с 1 января 2015 г. и закончится 31 декабря 2019 г.

Налоговый учет ведется на основе данных первичных документов (ст. 313 НК РФ). Подтверждением данных налогового учета могут быть не только первичные учетные документы, но и аналитические регистры налогового учета, расчеты налоговой базы.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Причем налогоплательщику надлежит обеспечить сохранность данных налогового учета и документов, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающих получение доходов и осуществленные расходы, в течение не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Здесь в законодательстве нет отсылки на Перечень.

Поименованные первичные учетные документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, в том числе при проведении налоговых проверок.

Все операции в организации должны сопровождаться документальным оформлением. Отдел кадров не является исключением. Как и в любом другом структурном подразделении, в нем образуется огромное количество бумаг.

С каждым годом архив организации растет и места для хранения текущих документов остается все меньше. Как же быть работодателю? Можно ли ликвидировать архив? Какие документы и как можно уничтожить? На эти и другие вопросы ответим в данной статье.

  • Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ);
  • Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила работы архивов);
  • приказы Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;
  • Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Ведение архива документов можно поручить специализированной организации на основании договора. Если же вы решили самостоятельно хранить свои документы, требуется разработать локальный нормативный акт, который будет регламентировать порядок хранения.

Кроме того, нужно создать соответствующее структурное подразделение, например, «Архивный отдел». На практике коммерческие организации вместо создания такого отдела прописывают функции по его ведению в должностной инструкции руководителя структурного подразделения. Так, обычно за хранение кадровых документов отвечает начальник отдела кадров, а бухгалтерских — главный бухгалтер.

В целях рационального документационного обеспечения и соблюдения действующего законодательства необходимо правильно хранить документы. Для своевременного приема от структурных подразделений архивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов это может быть самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления или отдела кадров, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.

Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 Правил работы архивов).

  •  содержат сведения о политике и действиях организации;
  • содержат сведения о взаимодействии организации с ее клиентами;
  • документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;
  • используют для создания «памяти» об организации в научных, культурных или исторических целях;
  • содержат сведения о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц.

Основным законодательным актом в области установления сроков хранения документов является Перечень. Он необходим не только для определения сроков хранения образующихся в деятельности организации документов, но и для составления номенклатуры организации и формирования дел. Также им пользуются экспертно-проверочные комиссии.

  •  раздел 7 «Трудовые отношения» (включает документацию по организации труда и служебной деятельности, а также по нормированию, тарификации, оплате и охране труда);
  • раздел 8 «Кадровое обеспечение» (включает документацию по приему, переводу, увольнению, установлению и повышению квалификации, а также по награждению работников).

Списание документов с истекшим сроком хранения

Течение сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 году, началось с 1 января 2010 года.

Сроки хранения, указанные в Перечне, применяются организациями по-разному: временные сроки применяются всеми, а постоянный — государственными и муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в архивы, а также частными организациями, которые заключили соответствующие договоры с архивами.

В любом случае коммерческие организации и индивидуальные предприниматели должны хранить документы не менее десяти лет. Дальнейший же срок хранения определяется согласно действующему законодательству или необходимостью их дальнейшего использования. Приведем сроки хранения основных кадровых документов.

N по Перечню Наименование документа Срок хранения
576 Коллективные договоры Постоянно
586 Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
587 Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда 3 года
602 Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда 45 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
624 Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности 5 лет
626 Журналы, книги учета:
А) профилактических работ по технике безопасности; 10 лет
Б) инструктажа по технике безопасности; 10 лет
В) проведения аттестации по технике безопасности 5 лет
653 Сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год Постоянно
656 Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, листки по учету кадров, аттестационные листы и др.):
А) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания; 75 лет
Б) других работников Постоянно
657 Трудовые договоры и соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел 75 лет
658 Личные карточки работников, в том числе временных 75 лет
664 Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (невостребованные — 75 лет)
668 Командировочные удостоверения 5 лет после возвращения из командировки (для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — 75 лет)
687 Переписка об оформлении командировок 5 лет (для зарубежных командировок — 10 лет)
693 Графики предоставления отпусков 1 год
696 Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы к ним 15 лет (на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет)

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

В целях рационального документационного обеспечения и соблюдения действующего законодательства необходимо правильно хранить документы. Для своевременного приема от структурных подразделений архивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в организации создается архив.

Дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.

— содержат сведения о политике и действиях организации;

— содержат сведения о взаимодействии организации с ее клиентами;

— документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;

— используют для создания «памяти» об организации в научных, культурных или исторических целях;

— содержат сведения о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц.

Примечание. Перечень распространяется на все виды организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Списание документов с истекшим сроком хранения

— раздел 7 «Трудовые отношения» (включает документацию по организации труда и служебной деятельности, а также по нормированию, тарификации, оплате и охране труда);

— раздел 8 «Кадровое обеспечение» (включает документацию по приему, переводу, увольнению, установлению и повышению квалификации, а также по награждению работников).

Течение сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 году, началось с 1 января 2010 года.

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Для наглядности приведем пример такого акта на стр. 45. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

Примечание. Шредер — прибор для уничтожения бумаг. Шредирование — разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Общество с ограниченной Утверждаю

Ответственностью «Марс» Директор ООО «Марс»

Списание документов с истекшим сроком хранения

(ООО «Марс») Копылов /Г. Д. Копылов/

20.01.2010

20.01.2010 N 1

──────────

г. Кострома

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании ────────────────────────────────────────────────────────────

Отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

Утратившие практическое значение следующие документы

N

П/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи Количество ед. хр. Сроки хранения и номера статей по Перечню Примечание
12 График отпусков 2008 04/2008 04-10 1 1 год, ст. 693
13 Табели учета рабочего времени 2004 06/2004 06-13 12 5 лет, ст. 586

Итого 19 (девятнадцать) ед. хр. за 1998-2008 годы

как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

──────────────────────── ───────────────

Начальник отдела архивации Пучкина /А. И. Пучкина/

Согласовано

Протокол ЦЭК (ЭК)

19.01.2010 N 18

────────── ────

Документы в количестве 19 (девятнадцать) ед. хр. весом 9 кг 500 г

Сданы в ООО «Переработка вторсырья» на переработку по приемо-сдаточной

Накладной от 04.02.2010 N 16.

Изменения в учетные документы внесены.

Начальник отдела архивации Пучкина /А. И. Пучкина

Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9 x 50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78 x 11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Запись «Изменения в учетные документы внесены» означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе «Примечания» указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.

Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.

Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.

На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.

Предлагаем ознакомиться:  Срок давности 291 ук рф 500 рублей взятки

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер»

Утверждаю

Шилимина, 10.11.2010

Директор А. Д. Шилимина

Акт N 4

об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек

и вкладышей в них

Г. Пермь 10 ноября 2010 года

— серия ТК N 1234567;

— серия ТК N 4567891.

2. Бланк вкладыша в трудовую книжку — серия ВТ N 7123589.

Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.

комиссия по уничтожению документов

Менеджер по персоналу Морозова /П. Л. Морозова/

Главный бухгалтер Романова /Н. Н. Романова/

Секретарь Петрова /Е. В. Петрова/

К акту можно приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.

выделение документов к уничтожению

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

  • со сроком хранения до десяти лет;
  • непостоянного или временного хранения более десяти лет;
  • постоянного хранения.

Для установления ценности документов формируется экспертная комиссия (ЭК) в количестве не менее трех человек. Члены ЭК выбираются из числа компетентных сотрудников организации.

  • На начальном этапе создается номенклатура дел и определяются их сроки хранения.
  • По истечении двух лет, когда полностью заканчивается работа с документами, проводится повторная экспертиза с последующей передачей материалов на архивное хранение.

акт об уничтожении документов

По результатам проведенной экспертизы документов организацией составляется опись дел для передачи их в архив. Создается акт об уничтожении не нужных материалов, не подлежащих сохранности или документов с истекшими сроками хранения, который утверждается ЭК и подписывается руководителем предприятия.

В архивах документы теряют свою ценность в связи с завершением их обязательного срока хранения. Своевременный отбор и уничтожение дел – это совокупность услуг, способствующих оптимизации работы архива в целом и приводящих в порядок всю документальную базу.

Отбор материалов к утилизации проводится либо при приеме дел в архив и проведении их повторной экспертизы ценности, либо же в связи с истечением срока хранения документов. Тогда сотрудник отыскивает их по номенклатуре дел и передает на уничтожение.

Ведение бухгалтерской документации — один из важнейших бизнес-процессов любой компании. Ежедневно в бухгалтерский отдел поступают документы самых разных типов. Но вопросы хранения и уничтожения документации не являются профильными для сотрудников бухгалтерии.

Работа с архивом документов бухгалтерского отдела — отдельный, сложный пласт задач. Его масштаб обусловлен как объемом поступающей документации, так и требованиями законодательства относительно того, когда и как должно производиться уничтожение бухгалтерских документов. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения требует знания нормативно-правовых актов.

  • Федеральный закон N 129 «О бухгалтерском учете». Обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.
  • «Налоговый кодекс Российской Федерации» предписывает налогоплательщикам в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.
  • закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
  • правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
  • приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
  • приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
  • постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Любая организация рано или поздно сталкивается с проблемой: как определить сроки хранения документов, законченных текущим делопроизводством?

Основные нормативные документы, определяющие сроки хранения типовых документов организаций: типовые, отраслевые, ведомственные Перечни документов.

  • «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000);
  • «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2008);
  • «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010);
  • отраслевыми ведомственными примерными и типовыми перечнями документов.
  • провести экспертизу ценности документов;
  • определить сроки хранения документов;
  • упорядочить документы постоянного и долговременного (по личному составу) хранения.

ВАЖНО! Задача уничтожения ненужных документов не должна решаться отдельно от задачи сохранения документов по основной деятельности и документов по личному составу.

Уничтожение документов можно проводить только после упорядочения документов постоянного хранения документов по личному составу.

Наконец, после всех этих мероприятий можно выделить документы с истекшими сроками хранения к уничтожению, составить Акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, подготовить документы для уничтожения. Если это необходимо, предварительно измельчить документы на «шредере» с составлением соответствующего Акта и сдать переработанные документы для утилизации.

Внимание: в настоящее время подлежат выделению к уничтожению документы временного хранения по 2008 год включительно.

Доверяйте процедуру экспертизы и выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению только грамотным специалистам, иначе Ваша компания рискует не сохранить документы, подлежащие передаче на государственное хранение в полном объеме.

А Ваши сотрудники в последующем останутся без документов, подтверждающих их рабочий стаж и начисления заработной платы.

  • бумаги можно сжечь;
  • порвать вручную;
  • использовать шредер;
  • сдать в пункт приёма макулатуры.
К сведению

Вариантыв первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

Уничтожение архивных документов

Нельзя просто так выбрасывать архивы на свалку – таков закон. В этой статье мы рассмотрим способы и порядок уничтожения документации.

Существует несколько способов утилизации бумажной документации.

  • невозможность восстановления ликвидированных документов;
  • высокая скорость измельчения бумаги;
  • сравнительно невысокая стоимость аппаратов и самой процедуры.

Сами же уничтожители бумаги (шредеры) отличаются высокой производительностью и справляются с большими объемами документов и дел.

Сжигание

Этот метод второй по распространенности после шредирования. Используется для ликвидации сразу большого объема бумаг.

  • Сжигание неосуществимо без наличия базы для утилизации, собственной котельной или другой оборудованной спецплощадки.
  • Если архив сжигается не в специальных высокотемпературных печах, а подручными средствами, высока вероятность того, что отдельные части документов (например, ламинированные) уцелеют.
  • В большинстве стран мира сжигание признано экологически вредным методом утилизации.

Закапывание

Ненадежный, но простой и дешевый метод, при котором архивы закапываются в землю.

Это считается выгодным решением для организаций с невысокой капитализацией или для физических лиц, так как метод не требует привлечения дополнительного оборудования.

Обратная сторона в том, что существует риск раскапывания документов с важной информацией, в том числе по распоряжению государства.

Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов. Но они мало распространены.

Существуют компании, с которыми можно заключить договор предоставления услуг по утилизации бумаги на своем оборудованием с выездом к заказчику. Есть смысл заказать их услуги, если они требуются нечасто (компания не имеет большого документооборота, и покупка шредера не оправдана).

По своему типу и структуре мобильный шредер напоминает мусороуборочные машины: в него интегрировано механическое или гидравлическое подъемное устройство, рассчитанное на разные весовые категории (грузоподъемность обычно зависит от массы грузовика), а в кузове располагается само устройство для измельчения документации.

Мобильный шредер такого типа обладает высокой производительностью и способен перемолоть около двух тонн бумажной массы за один час.

Химическая обработка — это дорогостоящий, но очень надежный метод уничтожения секретной информации, расположенной на бумажных носителях.

Документы перерабатывается в однородную скомканную массу при помощи воды и химических веществ.

Недостаток химической обработки в том, что этот способ финансово затратен, и используется только крупными компаниями и государственными учреждениями, если необходимо стопроцентное уничтожение закрытой документации без возможности восстановления.

Стоимость услуг

  • подача грузового автомобиля-уничтожителя;
  • перенос бумажной массы грузчиками;
  • ликвидация всей документации (в присутствии заказчика);
  • перевоз отходов;
  • составление свидетельства о предоставлении профессиональных услуг.

Все эти процессы входят в стоимость услуги по утилизации. Если заказчик предоставляет собственный транспорт, грузчиков и водителя, то эти услуги выходят из итоговой оплаты.

Общая цена зависит не только от количества бумаги, но и от степени секретности, а также от условий, при которых будет производиться работа.

Город Название фирмы Телефон Условия Цены
Москва АрхиваНет 8 (495) 508-78-30 Работа по будням с 9 до 18 часов. При доставке бумаги на машине заказчика позвонить по тел. 7 (915) 279-42-04 и сообщить условия доставки.Доставку машиной компании нужно заказать по главному номеру за 1 день. Стоимость переработки документов:от 6 руб./кг.
Санкт-Петербург (Спб) ООО «Уничтожение Документов» 8 (812) 337-10-84 Работа с 9 до 17:30. Цена работы — договорная. Подача транспорта: от 50 кг до 500 кг — 1850 руб.;от 500 кг — бесплатно.
Новосибирск Спецзавод Квант 7 (383) 207-55-52 Работа с 9 до 17:30.Цены на 1 кг документов варьируются в зависимости от объема заказов на один месяц. От 30 руб./кг (при 1000 кг в месяц).
Екатеринбург DOC-EKB (343) 328-31-64 Работа с 9 до 18.Цена на услуги зависит от формы и состояния документации (чистые, грязные документы, с пластиковыми частями и т.д.). Чистые документы до 1000 кг: 8 руб./кг. Вывоз на машине компании: от 2100 руб. Машина — 410 руб/ч.Услуги грузчиков: 300 руб/ч, минимум — 3 ч.
Нижний Новгород ООО «Первая Аутсорсинговая компания» 8 (831) 233-81-00 Работа по будням с 9 до 17.Круглосуточный прием звонков. Все цены на услуги — договорные.

Измельчители бумаги (шредеры) классифицируются на несколько групп.

  • Персональный. Личный измельчитель бумаги. Машинка предназначается для уничтожения одиночных документов и листов бумаги. Используется в домашних условиях или в кабинете.
  • Офисный. Входит в категорию офисного оборудования и предназначен для использования рабочим коллективом. Обладает более высокой производительностью, более сложным механизмом измельчения (способен перемолоть даже бумагу с металлическими скобами или плотными пластиковыми вкраплениями) и надежностью. Стоит он дороже, чем индивидуальный шредер.
  • Архивный. Самый мощный из бумажных измельчителей офисного класса. Предназначен для ликвидации бумажных отходов и просроченной документации в офисах крупных компаний. Обладает высоким уровнем надежности и качеством уничтожения. Архивные шредеры измельчают большую часть материалов, используемых при составлении документации: папки, пластик, канцелярский металл и прочие материалы.
  • Промышленный шредер. Самый дорогостоящий аппарат из этой серии. Представляет собой массивный механизм по утилизации и переработке бумаги и других материалов в огромных количествах. Рассчитан на массовую утилизацию бытового мусора и закупается в основном компаниями и предприятиями, специализирующимися на этом. Перевозятся в крупных грузовых автомобилях, если компания занимается выездным уничтожением мусора, либо прокладывается как часть инфраструктуры предприятия, если организация занимается этим стационарным образом.
Предлагаем ознакомиться:  Можно ли продлить срок вступления в наследство
  • 1 уровень: общедоступная бумажная документация; разрезается аппаратом на бумажные полосы шириной 12 мм;
  • 2 уровень: уничтожение служебной документации; бумага разделяется на полоски шириной 6 мм;
  • 3 уровень: ликвидация серьезной документации; бумага разделяется на полосы толщиной до 2 мм, может быть поделена и поперек;
  • 4 уровень: уничтожение бумажных носителей секретной и закрытой информации; бланки разрезаются до 2 мм вдоль и до 15 мм поперек;
  • 5 уровень: уничтожение сверхсекретной документации; бумажные листы нарезаются на 0,8 мм вдоль и до 13 мм поперек.
  • продольная (параллельная) резка производится на 1-3 уровнях секретности;
  • поперечная (перекрёстная) соответствует 4-5 уровням.

Стоимость машины низкой производительности в пределах 30-40 тысяч рублей.

Офисные аппараты для измельчения, способные резать бумагу не только вдоль, но и поперёк, и к тому же сохранять темп и производительность долгое время, можно купить за 140-180 тыс. рублей.

Для более серьезного подхода к ликвидации бумажной массы крупные компании закупают промышленные уничтожители бумаги, способные расправляться с 1-2 тоннами бумажной массы в час. Стоимость такого оборудования – от 400-500 тыс. рублей.

  • Определение формальной ценности имеющейся документации в соответствии с регламентируемыми государством нормативными требованиями путем экспертизы.
  • Локализация (выделение) документации с закончившимся сроком хранения.
  • Формирование юридического акта о ликвидации (“О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению”), с личной подписью руководителей организации.
  • Составление и получение разрешения на утилизацию со стороны государственных органов.
  • Утилизация документов.

Правила и процедуры

По закону, устранению подлежат лишь просроченные документы, к которым относится документация временного хранения (до десяти лет).

Остальная документация относится к типу регулярного хранения и подлежит сохранению в федеральных архивах и архивах местного самоуправления на неограниченный срок (от 75 лет), в соответствии пунктом 1, статьей 17 федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ.

Для проверки пакета документов происходит создание экспертной комиссии, деятельность которой регламентируется Положением об экспертной комиссии. Перед началом ее работы составляется протокол заседания, в котором фиксируются вопросы, стоящие на повестке дня.

Если при экспертизе будет выявлены нарушения (например, одна часть принятой документации просрочена, а другая часть определена на регулярное хранение), пакет документов будет переоформлен и разделен на отдельные категории.

Комиссия определит вероятность полного либо частичного восстановления поврежденной либо испорченной документации, и дифференцирует таким образом подлежащие удалению материалы. Если же признается возможной реставрация носителей информации, то они не утилизируются.

Когда экспертная группа определит формальную ценность всей предложенной к утилизации бумажной массы, и до того, как будет осуществлен процесс утилизации – нужно провести ряд административных мер, подтверждающих намерение организации уничтожить всю соответствующую бумажную массу.

Следует показать количество дел, общие цифры списанных на утилизацию единиц документации, период осуществления делопроизводства, а также подтверждение того, что данный документ утвержден экспертной комиссионной группой.

Наименование дела или подзаголовок группы документов Крайние сроки завершения делопроизводства Номера описей Номер дела по номенклатуре или по описи Итоговое количество единиц хранения Время хранения и числовые значения статей по перечню
Приказы и распоряжения по основному виду деятельности 2001–2011 01-15 13 6 лет Ст. 7
  • Передача бумаг для переработки в профильную фирму, которая занимается соответствующей деятельностью. Данный способ довольно затратен, поскольку подобные компании выполняют работу на возмездной основе. Кроме того, на все партии необходимо оформлять акты передачи, накладные, в которых указывается число переданных дел и их масса. Нелишним будет отправить своего представителя для контроля над процедурой.
  • Измельчение бумаги при помощи специализированных автоматов.
  • Сжигание (однако данный метод следует рассматривать как крайний, поскольку возможны претензии со стороны пожарной службы).
  • название фирмы, хранившей бумаги и составляющей обозначенный акт;
  • дата составления документа;
  • сведения о совершенном факте, с указанием единиц измерения и общего количества списанных документов, кроме того, нелишним будет указание метода утилизации;
  • подписи участвующих сотрудников с расшифровкой и указанием должностей.

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале«Какой срок хранения счетов-фактур?».

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Соответственно, объем такой документации очень велик и нарушение своевременного ее уничтожения – чревато созданием хаоса и перегрузкой бухгалтерского архива. Важно своевременно уничтожать всю первичную документацию с истекшим сроком хранения!

Статья 120 «Налогового кодекса Российской Федерации» гласит, что отсутствие требуемых первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым налоговым правонарушением.

Государством не регламентированы максимальные сроки того, сколько должен храниться тот или документ. Оговариваются только минимальные сроки хранения. Окончательное же решение об уничтожении документов с истекшим сроком годности принимает руководство компании. Если бухгалтерский документ с истекшим сроком хранения еще может служить для подтверждения каких-либо финансовых операций, его удобно сохранить в i-Архиве. Таким образом документация гарантированно сохранится и будет в любой момент доступна для работы.

Аусторсинг при уничтожение бухгалтерского архива — часть комплексной программы ОСГ по работе с документацией структурных подразделений всех сфер бизнеса.

Важно помнить: бухгалтерская документация — это и документы в бумажном формате, и электронная база данных документов. Хранение такой документации в электронном формате регламентировано статьей 29 Федерального закона 402 «О бухгалтерском учете». «…средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз».

Уничтожение данных в электронном формате производится с применением спецсредств, обеспечивающих удаление данных с информационных носителей без возможности их восстановления.

Бухгалтерские и налоговые документы могут служить источником Персональных данных! В этом случае их хранение и уничтожение регламентировано требованиями законодательства по работе с Персональными данными. Уничтожение кадровых документов – сложный и многоступенчатый процесс, требующий высокой квалификации исполнителей.

  • Сотрудники бухгалтерии освобождаются от непрофильной деятельности по обработке документации;
  • Исключен риск нарушения действующего законодательства, ошибочного уничтожения документов;
  • Оперативность обработки и уничтожения документов.

Однако в отличие от частных лиц, компаниям нельзя просто так произвести списание документов с истекшим сроком хранения. Гражданину достаточно перебрать имеющиеся дома кипы, отобрать все ненужное и отнести в мусор или сдать в макулатуру. Фирмы не могут просто так избавиться от документов, без соблюдения ряда законодательных процедур. В противном случае им придется понести наказание.

Для юридических лиц в этом отношении предусмотрена определенная последовательность действий, которую они обязательно должны соблюдать. Имеющиеся в компании приказы, распоряжения, регистры бухгалтерского учета могут быть списаны только с применением всех юридических формальностей. Помимо этого, одним из наиболее важных условий является окончание закрепленного срока обеспечения сохранности.

Указанное условие действует на основании п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который распространяется практически на всех субъектов, осуществляющих хозяйственную деятельность.

ВАЖНО! За игнорирование положений указанного нормативного акта фирмам не избежать наказания.

Для корректного уничтожения документов с истекшими сроками хранения необходимо с максимальной точностью установить последний день, когда они обязательно должны находиться в архиве. Для этого нужно учесть следующие важные моменты:

  • по бумагам, оформленным до 2009 года, изъятие и списание возможно только в случае, если соблюден период хранения, утвержденный в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом от 06.10.2000;
  • если объект обследования создан, начиная с 2010 года, то максимальные сроки хранения нужно сверять с приказом Минкультуры РФ «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558.

Подобные сложности объясняются тем, что более поздний законодательный акт не имеет обратной силы и начинает действовать на события со дня его вступления в силу. Поэтому приказ № 558 влияет только на документацию, сформированную после 2009 года, а на документы, возникшие ранее, распространяется действие более старого норматива. При этом по целому набору документов максимальные сроки в данных перечнях не совпадают.

Важно учитывать еще один момент при уничтожении документов, срок хранения которых истек. Дата окончания срока хранения должна наступить до 1 января года, в котором составляется соответствующий акт. Так, если документ издан в 2016 году и на его хранение отведено 5 лет, то он не может быть списан ранее 01.01.2022.

Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения.

Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно. Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (абз. 5 п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.

Общество с ограниченной ответственностью «Экостор»
121351, г. Москва, ул. Кунцевская, д.26
ИНН 7731332719 / КПП 773101001

Утверждаю Мохов

Генеральный директор Мохов О.Л.
08.11.2016

Акт

об уничтожении документов
от 07.11.2016 № 1

Экспертная комиссия в составе председателя комиссии — заместителя генерального директора по общим вопросам Плугова Н.Г., членов комиссии: главного бухгалтера Нестеровой О.Р., бухгалтера Мякининой С.П. и заведующего складом Щеглова В.А. составили настоящий Акт о том, что 07.11.2016 были уничтожены следующие документы:

Наименование документов Период составления Количество папок документов (шт.) Срок хранения (лет)
Товарные накладные полученные 01.01.2010-31.12.2010 4 5
Товарные накладные выданные 01.01.2009-31.12.2010 10 5
Счета-фактуры полученные 01.01.2010-31.12.2010 5 5
Счета-фактуры выданные 01.01.2009-31.12.2010 9 5
Кассовые документы 01.01.2007-31.12.2009 3 5

Указанные документы в присутствии членов комиссии были переданы для утилизации в качестве макулатуры в ООО «Вторпоставка» по накладной от 07.11.2016 № 263-16/Б.

Председатель комиссии: Плугов /Плугов Н.Г./

Члены комиссии:

Главный бухгалтер Нестерова /Нестерова О.Р./

Бухгалтер Мякинина / Мякинина С.П./

Заведующий складом Щеглов / Щеглов В.А./

Предлагаем ознакомиться:  Процедура получения вида на жительство в России ребенком

Можно ли уничтожить документы на предприятии самостоятельно?

Так что же делать, какие существуют способы уничтожения документов, как создать экспертную комиссию для уничтожения документов, как определить сроки хранения документов, как уничтожить документы с истекшими сроками хранения, какими отчетными документами и актами подтверждается законное уничтожение документации, об этом мы поговорим с генеральным директором архивной компании «Проект-Архив», Иваном Владимировичем Пеньковым.

Иван Владимирович, спасибо, что уделили нам время! Расскажите, пожалуйста, каким образом должен происходить процесс законного уничтожения документации в организациях, каким образом Ваша компания уничтожает архивные документы заказчиков компании «Проект-Архив», какие отчетные документы заказчик получает после уничтожения документов.

Добрый день, Анна! Действительно, уничтожение документов с истекшими сроками хранения является весьма актуальной задачей практически для любой организации, ведь согласно действующему архивному законодательству, документы имеют свой срок хранения, так бухгалтерские документы, как правило, имеет срок хранения 5 лет, а некоторые документы, такие как внутренняя переписка и во все 1 год, в зависимости от особенностей документооборота и размера и сферы деятельности компании, за несколько лет может скопиться огромное количество документов, подлежащих списанию и уничтожению.

Первым делом необходимо обратиться в архивную компанию для проведения экспертизы ценности документов с целью определения сроков хранения документов и выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

После проведения экспертизы ценности документов, сотрудник архивной компании составляет акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, именно акт о выделении документов к уничтожению и является документом, который позволяет на законных условиях провести уничтожение документов.

— Иван Владимирович, скажите, пожалуйста, кто из сотрудников должен входить в экспертную комиссию для утверждения акта об уничтожении документов?

Членов экспертной комиссии, назначает руководитель организации, как правило, это сотрудники отвечающие за документооборот или определенный массив документации, а именно руководитель отдела кадров, главный бухгалтер, начальник службы АХО, руководитель архива компании и т.д.

Итак, организация провела экспертизу ценности документов, были определены сроки хранения и выделены документы с истекшими сроками хранения подлежащих уничтожению, был составлен акт о выделении документов к уничтожению, акт был утвержден экспертной комиссией организации, какие дальнейшие действия, как правильно провести законное уничтожение списанных документов?

В настоящее время существует два наиболее эффективных и востребованных способа уничтожения документов, это уничтожение документов на промышленном шредере и сжигание документов в высокотемпературной печи.

Наша компания предлагает услуги как по шредированию документов, так и по сжиганию документов.

Какая разница между шредированием и сжиганием документов, какой способ уничтожения документов предпочтительнее?

Каждый способ по уничтожению документов имеет свои особенности и нюансы, так например документы не представляющих особой ценности, как правило, подлежат уничтожению методом шредирования на промышленном шредере, а вот документы имеющих гриф секретности или документы, содержание которых ни в коем случае не должно попасть в поле зрения посторонних людей, подлежат сжиганию, ведь после сжигания документы не возможно восстановить ни одним известных современной науке способом.

Расскажите, пожалуйста, подробнее о процессе уничтожения документов методами сжигания и шредирования?

Перед шредированием, наши сотрудники сортируют документы заказчика, вынимая документы из файлов, папок, вынимают металлические скрепки и скобы, далее документы подлежат гидрообработке и помещаются в промышленный шредер, который режет листы бумаги на мелкие кусочки, на выходе из шредера фракция бумаги составляет не более 2 см., что делает практически невозможным использование документов в качестве первоисточника.

Далее шредированные документы прессуются в кипы и отправляются на дальнейшую переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты.

Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. Документы сжигаются вместе с коробами, папками и файлами. Так же хочу обратить внимание на то, что наша компания так же оказывает услуги по уничтожению любых носителей информации, в том числе пластиковых карт, CD дисков, магнитных лент и.т.п.[/box]

Какие документы Ваша компания предоставляет своим заказчикам после проведения уничтожения документов?

При проведении уничтожения документов организации заказчику предоставляется договор на оказание услуг по уничтожению документов, акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, акт об уничтожении документов, акт о сжигании документов, а так же необходимый комплект бухгалтерских документов, акт выполненных работ и счет-фактуру.[/box]

Иван Владимирович, спасибо за интересную беседу, на что бы Вы хотели особенно обратить внимание организаций, которым только предстоит провести уничтожение документов?

Спасибо, Анна!

Хочу Вас поблагодарить за то, что поднимаете столь актуальные для бизнеса вопросы как уничтожение документов с истекшими сроками хранения, а наших читателей призвать особо внимательно подходить к процессу уничтожения документов, ведь для избежание проблем с проверяющими органами, которых в нашей стране не мало, документы можно уничтожать только при соблюдении всех норм законодательства.

Может сложиться такая ситуация, когда организация взвесила все «за» и «против», приняла решение об уничтожении документов, ­оформив все должным образом, а налоговый орган требует их представления.

Суды зачастую встают на сторону налогоплательщика.

В постановлении ФАС Уральского округа от 14.10.2011 № Ф09-6531/11 по делу № А07-18923/2010 (определение ВАС РФ от 02.12.2011 № ВАС-15006/11) суд установил, что общество не представило первичные бухгалтерские документы по причине их правомерного уничтожения. У налоговых органов нет основания для применения расчетного метода, установленного п. 7 ст. 166 НК РФ в целях определения налогового вычета, которое возможно только при наличии конкретных ­документов (ст. 171, 172 НК РФ).

Суд посчитал, что отсутствие первичных бухгалтерских документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств, ввиду их уничтожения, так как срок хранения этих документов истек, не может являться основанием для отказа в учете остаточной стоимости названных основных средств в составе затрат (постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1255-09 по делу № А40-32554/08-129-101).

Налоговая инспекция предъявила требование к фирме доплатить налоги из-за непредставления необходимых документов на списание ГСМ. Часть документов, по их мнению, была неправильно оформлена, другая часть уничтожена. Налоговики указали, что документы должны были храниться не менее 5 лет в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

Но арбитры имели свой взгляд на данную ситуацию. Они вынесли решение в пользу фирмы, указав, что она списывала ГСМ исходя из положенных норм и на основании ежемесячных актов. В данном случае судьи не сочли наличие дефектов при заполнении путевых листов, а также отсутствие некоторых документов причиной для признания неправомерности списания на себестоимость затрат по ГСМ (постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.06.2000 № ­А56-31018/99 и от 08.07.2002 № А56-8533/02).

  • нельзя стирать файлы и утилизировать носители без оформления соответствующего акта;
  • запрещено избавляться от данных, необходимых для суда;
  • запрещено разглашать информацию, содержащуюся в уничтожаемых файлах, если она составляет коммерческую или служебную тайну;
  • вся информация, разрешенная к ликвидации, подлежит уничтожению на всех носителях, в том числе дублирующих или копирующих.

Ликвидация части архива с истекшим сроком хранения допускается только по решению специально сформированной комиссии экспертов на основе оформленного акта. На сам факт физического уничтожения также необходимо составить документ с перечнем, количеством бумаг и описанием применяемого метода. Практическая технология, применяемая для уничтожения, законодательно не установлена, компания выбирает ее сама. Для этого могут привлекаться сторонние компании, оказывающие подобные услуги.

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

Подготовка к уничтожению:

  • изъятие соответствующих документов из места их хранения;
  • освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
  • упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

Даты отбираемых документов

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
  • перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время не действует, при уничтожении документов, созданных в период его действия, необходимо руководствоваться теми сроками хранения, которые в нем указаны. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться.

Документы уничтожены, а требование пришло

Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

  • запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
  • нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
  • нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
  • необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Спасибо, Анна!

Документы, которые не подлежат утилизации

Как видно из вышесказанного, постоянному хранению. то есть бессрочному, подлежат такие ключевые бумаги:

  • бухгалтерские налоговые отчеты годовые;
  • балансы бухгалтерские годовые;
  • отчеты за год бухгалтерские.
  • Храниться постоянно должны те документы, которые подтверждают, что все налоги государству предприятие выплатило полностью. и правильность отчислений можно проверить в любой момент.

    Комиссия, созданная на предприятии, должна отобрать документы, которые следует сохранять постоянно.

    Составляется перечень этих бумаг по возрастанию от начала года к концу, и 4 экземпляра этого перечня подписываются руководителем. Постоянно хранящиеся бумаги сдают в госархив или складывают в собственный, при этом назначая ежегодно обновляющимся приказом ответственного за сохранность.

    , , , ,
    Поделиться
    Похожие записи
    Комментарии:
    Комментариев еще нет. Будь первым!
    Имя
    Укажите своё имя и фамилию
    E-mail
    Без СПАМа, обещаем
    Текст сообщения
    Adblock detector