Семейный адвокат
Назад

Вкладыши для трудовых книжек как списать

Опубликовано: 06.09.2019
0
0

Проводки по списанию трудовых книжек

Работодатели – российские организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников. Трудовая книжка — это многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов.

Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника. Рассматриваемый документ (равно как и вкладыш в трудовую книжку) признается бланком строгой отчетности (БСО), который нуждается в особом порядке хранения и учета.

Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы. Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки.

Акт о списании испорченного бланка трудовой книжки

Бланки трудовой книжки и вкладышей к ней являются бланками строгой отчетности, поэтому работодатель должен вести их учет. Порядок обеспечения работодателей этими бланками утвержден Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н. Изготавливает их объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина.

К сведению. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация (работодатель) взимает плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Чтобы получить бланки, работодатель должен заключить договор на возмездной основе с ГОЗНАКом или распространителями. Доставку бланков осуществляет служба доставки защищенной полиграфической продукции либо работодатель сам забирает их со склада ГОЗНАКа или распространителя. Приобретение иным способом бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (Определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416).

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее допущена ошибка, такой бланк нужно уничтожить. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уничтожение испорченных бланков должно быть оформлено соответствующим актом. Унифицированной формы для него нет, поэтому он оформляется произвольно.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Вкладыши для трудовых книжек как списать

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и письме Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки?

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

Кроме того, данная операция будет иметь особенности в налогообложении.

При расчете налога на прибыль (или единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами) стоимость бланка нельзя будет принять в уменьшение налоговой базы (п. 16 ст. 270, п. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ).

В целях расчета НДС (если организация платит этот налог) выдача трудовых книжек и вкладышей, в том числе на безвозмездной основе, признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сумма НДС, начисленная на стоимость безвозмездно переданного бланка, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508, от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

Вкладыши для трудовых книжек как списать

В отношении удержания НДФЛ со стоимости трудовой книжки, выданной сотруднику на безвозмездной основе, нужно учесть следующее.

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе.

Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 572 и статье 574 Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка.

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформите актом о списании бланков строгой отчетности. Для государственных учреждений форма акта утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Коммерческие организации также могут использовать эту форму.

Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства
о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.

Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников
отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.

Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ
, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

Только после этого можно начинать действовать.

Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек
. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия
. Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.

Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании
. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.

Позже формируется совсем иная комиссия. Законодатель называет ее ликвидационной
.

Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.

Вкладыши для трудовых книжек как списать

К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.

Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание. Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте. Позже формируется совсем иная комиссия.

Законодатель называет ее ликвидационной. Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом. К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.

Акт списания Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.

ВажноКаждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне. Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.Только после этого можно начинать действовать.

Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию.

Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия.

В каких случаях можно списать? Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета. Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары… Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные.

ВниманиеВ результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца.

Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид.

Вам понадобится

  • — испорченные бланки трудовой книжки (если они есть);
  • — дубликат трудовой книжки;
  • — акт о списании бланков строгой отчетности (в данном случае трудовой книжки).

Инструкция

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Неудивительно, что к оформлению трудовой книжки существует ряд требований. Тем более бланки трудовой книжки относятся к документам строгой отчетности.

Хранить и вести трудовую книжку обязан работодатель, он же выдает ее рабочему, который впервые оформляется на первое рабочее место.До 2006 года индивидуальные предприниматели не имели права вести трудовые книжки работников, но с 2006 года статья 309 ТК РФ закрепила за ними такую обязанность.

Для учета трудовых книжек работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу движения трудовых книжек. Ответственность за сохранность и оформление трудовой книжки лежит на работодателе до момента увольнения работника и выдачи ему на руки его трудовой.

При неправильном оформлении бланков трудовой книжки или их порче нужно составить соответствующий акт об их списании и уничтожить бланки. Если вины рабочего в неправильном оформлении или порче трудовой книжки нет, стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель за свой счет.

Важно

Можем ли мы дальше продолжать оформлять вкладыши, заказанные 16.05.2013? И как их списывать, если бухгалтерия весь заказ списала? 3. Что нам грозит за нарушение сроков оформления ТК новым сотрудникам? (выход на работу 04.02.2013, приход заказа ТК 18.03.2013) Ответ Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, нужно заполнить в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п.

Акт о списании испорченного бланка трудовой книжки

В процессе заполнения ТК сотрудник, ответственный за её ведение, может совершить ошибку. Испорченные бланки обязательно должны быть списаны и уничтожены соответствующим образом.

Списание и ликвидация трудовых книжек

Ликвидация трудовых книжек необходима в перечисленных ниже ситуациях:

  • если документ перестал быть востребованным;
  • если бланк потерял актуальность;
  • если в ТК имеются ошибки либо недостоверная информация;
  • если документ был испорчен в результате чрезвычайного происшествия (например, при пожаре в организации).

После увольнения сотрудник должен вернуться за своей трудовой. Если по какой-либо причине он не может сделать это самостоятельно, документ способны забрать его законные представители.

В некоторых случаях гражданин и его близкие так и не приходят за ТК, поэтому она передаётся на хранение в архив, где обязана находиться в течение 50 лет. Уничтожение допускается лишь по истечении данного срока.

Заполнение трудовых старого образца не приветствуется, особенно если речь идёт о формах бланка, потерявших юридическую силу. В такой ситуации руководитель обязан завести сотруднику новую ТК и перенести в неё информацию из старого образца. Бланки, потерявшие актуальность, подлежат уничтожению.

Первоначально руководство фирмы издаёт приказ в свободной форме о создании специальной инвентаризационной комиссии. В её состав входят главный бухгалтер и сам руководитель. Кроме этого, членами комиссии могут быть юрист, работающий в данной компании, и другие специалисты.

Назначенная комиссия должна провести инвентаризацию предоставленных ТК. Испорченные или невостребованные бланки подлежат выдаче по описи, имеющей форму № ИНВ-16.

Сотрудник, ответственный за оформление ТК, составляет соответствующий акт о списании испорченной трудовой книжки.

Данный документ не имеет стандартной формы, но обязуется содержать в себе перечисленные сведения:

  • наименование документа;
  • дату оформления;
  • название организации;
  • количество ТК, подлежащих уничтожению;
  • планируемую дату ликвидации;
  • серию и номер каждой трудовой;
  • причину ликвидации;
  • стоимость каждой списываемой ТК;
  • должности и ФИО сотрудников, ответственных за ликвидационный процесс;
  • персональные подписи каждого члена комиссии, ответственной за уничтожение ТК.

Уничтожением ТК может заниматься сама компания или специализированная организация за определённое вознаграждение. В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать сотрудники, ответственные за списание ТК. Документы обычно шредируют, разрезают ножницами либо сжигают.

Акт о списании, заполненный и заверенный подписями ликвидационной комиссии, должен быть дополнен номером испорченной или неактуальной ТК, вырезанным перед уничтожением. После завершения процедуры списания информация о ней должна быть занесена в соответствующую приходно-расходную книгу.

Трудовая книжка уже не первый десяток лет признается важнейшим документом для человека, осуществляющего трудовую функцию.

Предлагаем ознакомиться:  Существует ли срок исковой давности по налогам

Трудовые книжки хранят информация о местах вашей работы, о награждениях или порицаниях, о ваших увольнениях и прочих жизненных моментах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 . Это быстро и !

Общая информация

Вкладыши для трудовых книжек как списать

Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.

Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.

Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.

Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.

Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета.

Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары…

Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.

Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

Как списать трудовые книжки, выданные работникам?

Трудовая книжка является самым важным документом, фиксирующим трудовую деятельность работника.

Поэтому правила и инструкции использования документа строгой отчетности остаются неизменными и обязательными к применению.

Уничтожение книг происходит крайне редко, но и этот этап предусмотрен законодательством, поэтому очень важно знать тонкости его исполнения.

Вкладыши для трудовых книжек как списать

Трудовая книжка хранится в отделе кадров под надзором специально обученного работника. Все этапы ее применения осуществляются именно им, при этом аккуратность применения бланка является в приоритете.

Но существуют ситуации, когда повреждение книг ни коим образом не зависит от работника. К таким имеют отношение различные природные и технические факторы.

При этом причиной испорченности книжки могут стать:

  • природные катастрофы, негативно влияющие на состояние бумаги, что приводит к ее испорченности;
  • аварийные ситуации;
  • изношенный документ в результате длительного применения, также подлежит списанию;
  • ошибки кадровика при заполнении бланка строгой отчетности на первичном этапе;
  • длительное хранение в помещении с повышенной влажностью.

В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ — русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык — на двух языках одновременно.

Вам понадобится

Вкладыши для трудовых книжек как списать

Инструкция

Акт заверяется подписью руководителя и членов комиссии с описанием занимаемых ими должностей, а также печатью предприятия.

После составления акта о списании бланков трудовой книжки, соответствующие данные вносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек, после чего списывается стоимость бланков строгой отчетности (в данном случае трудовой книжки) с бухгалтерского счета предприятия. Работнику при списании трудовой книжки выдается дубликат трудовой книжки, который он использует далее как трудовую.

Обратите внимание

Акт о списании трудовой книжки заверяется не одним лицом, а комиссией, так как трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности.

Полезный совет

Наводнения, землетрясения, пожары… Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф. Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные.

В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом.

А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее.

Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

Работник кадровой службы оформляет трудовую книжку на основании представленных документов (оригиналов) — паспорта и документа об образовании.

При оформлении трудовой книжки (как и вкладыша в нее) работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков.

Инфо

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

  • По приказу организации должна быть сформирована специальная инвентаризационная комиссия. Ее председателем становится руководитель предприятия, а заместителем председателя – главный бухгалтер. В комиссию также могут входить юрист, бухгалтер по материальному учету или специалисты других областей.
  • Сформированная комиссия должна провести инвентаризацию выданных трудовых книжек по описи № ИНВ-16.
  • Для составления акта о списании необходимо выполнить следующие действия:
  1. сформировать ликвидационную комиссию специальным приказом – он оформляется на бланке организации, затем заверяется исключительно подписью руководителя и печатью фирмы}
  2. составить приказ о назначении лиц, ответственных за списание}
  • Лицо, которое является ответственным за то, как ведутся и хранятся трудовые книжки, составляет акт о списании испорченных или невостребованных документов. Строгого образца данный акт не имеет, однако он обязательно должен включать в себя следующие пункты:
  1. наименование предприятия}
  2. наименование документа}
  3. дату составления акта}
  4. содержание операции по списанию трудовых книжек}
  5. количество списанных трудовых книжек}
  6. стоимость ликвидируемой трудовой книжки}
  7. причину, повлекшую за собой списание трудовой книжки}
  8. дату списания}
  9. серию и номер трудовой книжки}
  10. ФИО и должности лиц, отвечающих за списание}
  11. подписи лиц, отвечающих за списание}
  12. ФИО и должности лиц ликвидационной комиссии}
  13. подписи членов ликвидационной комиссии}

Бухучет и налоги

Ситуация: как организации на общем режиме учесть приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки?

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Вкладыши для трудовых книжек как списать

Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:

  • материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
  • товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поэтому счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщают информацию о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.

Прочие организации, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10.

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Дебет 10 Кредит 60– оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Вкладыши для трудовых книжек как списать

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006– приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС. Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах Минфина России от 30 сентября 2015 г. № 03-07-11/55714, ФНС России от 23 июня 2015 г.

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

Дебет 91-2 Кредит 10– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовую книжку заводят на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Совет: есть аргументы, позволяющие организации не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.

Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и статье 38 Налогового кодекса РФ.

Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, – это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, организация не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (ст. 2 ГК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г.

Дебет 91-2 Кредит 10– списана стоимость испорченных трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»– восстановлен НДС, ранее принятый к вычету;

Дебет 91-2 Кредит 19– списана восстановленная сумма НДС;

Кредит 006– списаны бланки испорченных трудовых книжек (вкладышей к ним).

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242, ФНС России от 23 июня 2015 г.

Сумму возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав доходов, подлежащих налогообложению.

Вкладыши для трудовых книжек как списать

Если сумма возмещения равна величине затрат организации на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Следовательно, организация налог на прибыль не платит (ст. 247 НК РФ).

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»– отражено постоянное налоговое обязательство.

Кроме того, при безвозмездной передаче бланка с сотрудника нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Его рыночная стоимость признается доходом сотрудника (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Подтверждает это Минфин России в письме от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее: оформление, учет, списание

Каждый работодатель должен вести учет трудовых книжек: в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Мы рекомендуем назначить специально уполномоченное на ведение этой деятельности лицо, издав приказ, в котором указаны ФИО работника, его должность и ответственность. Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет вести трудовики в период отсутствия ответственного.

— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации. Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Предлагаем ознакомиться:  Условия и порядок расторжения трудового договора

Примечание. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, оформляющим прием на работу и увольнение, регистрируются все трудовики, принятые от работников при поступлении в организацию, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь.

Помните, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии некоторое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, которая может выглядеть следующим образом.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Отчет составляется в произвольной форме и может выглядеть так.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Если ТК были испорчены или утеряны при пожаре, наводнении или ином ЧП, случившемся в организации, руководство первоначально должно зафиксировать масштаб происшествия.

С этой целью требуется получить от МЧС или коммунальных служб соответствующую справку, подтверждающую факт наличия ЧП и нанесённого им ущерба.

Как указывалось выше, ликвидационная операция должна быть отражена в соответствующей приходно-расходной книге. Кроме этого, сведения о списании подлежат отражению в бухгалтерской документации.

Законодательство РФ не предусматривает чётких требований на этот счёт, поэтому бухгалтер организации может руководствоваться представленными ниже рекомендациями.

Операция отражается в отчётной документации следующим образом:

  • Дт 10, Кт 60 (инвентаризация бланков ТК);
  • Дт 19, Кт 60 (указание величины НДС);
  • Дт 68, Кт 19 (принятие налогового сбора к вычету);
  • Дт 006 (забалансовый учёт ТК);
  • Кт 006 (процесс списания испорченных либо неактуальных ТК с забалансового учёта).

Новые трудовые, оформленные после уничтожения старых бланков, а также дополняющие их вкладыши подлежат учёту и соответствующему заполнению. Сотрудник, ответственный за выполнение данной работы, выбирается и назначается по распоряжению руководства компании. Заполнять бланк ТК иное лицо не должно.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

7 (499) 350-80-69 (Москва)
7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Вкладыши для трудовых книжек как списать

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Совет: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В то же время продолжает действовать и пункт 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Данный подзаконный акт предписывает скреплять печатью книги учета трудовых книжек. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Поэтому рекомендуем продолжать использовать печать при ведении трудовых книжек.

Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

Следует отметить некоторые особенности для организаций и предпринимателей Крыма (Севастополя). До 1 января 2015 года такие работодатели вели книги учета трудовых книжек по украинскому законодательству (п. 2 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). С 1 января 2015 года они ведут учет трудовых книжек по формам, утвержденным российским законодательством (п. 1 ст.

Особая ситуация с теми сотрудниками в Крыму (Севастополе), кто работает давно. У таких людей есть трудовые книжки, которые отражены в старой книге учета, и по этим книжкам есть движения после перерегистрации. Где эти движения отражать?

Законодательство не регулирует вопрос перехода с одной формы книги на другую. Да и в практике ранее такого не было. С учетом этого возможно два варианта решения.

1. Открывать журнал по «российской» форме, куда вносить записи только на вновь принимаемых сотрудников. При этом в «украинский» журнал по-прежнему вносить записи при увольнении сотрудников, которые были записаны в нем. По истечении какого-то времени старый журнал закроется и его можно будет сдать в архив.

2. Открывается новый журнал, в который в хронологическом порядке переносятся незакрытые записи из старого.

Такую позицию поддерживают специалисты Роструда в устных разъяснениях.

Пример оформления книг учета трудовых книжек

Е.В. Иванова впервые устраивается на работу, поэтому организация оформила ей трудовую книжку.

Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила трудовую книжку и сделала записи в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ситуация: как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати?

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки.

Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись и дату.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати отражаются в уставе общества.

Поэтому рекомендуем продолжать использовать печать при ведении трудовых книжек. Делайте так, пока не внесут изменения в подзаконные акты.

Документы такого рода сжигаются либо шредируются для дальнейшей переработки. После этого сотрудник должен получить дубликат уничтоженной книжки. Он, в свою очередь, оформляется за счет работодателя, если именно по его вине прежняя трудовая книжка была списана.

Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия. Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС.

Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.На титульном листе трудовой книжки указываются сведения о работнике и фактическая дата заполнения трудовой книжки, сотрудник расписывается на специально отведенной для этого строке.

Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т. п.), с приложением печати организации или кадровой службы, если у нее есть своя печать. Об этом сказано в пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если Вы используете бланки, поступившие 18.03.2013г., и укажете не фактическую дату заполнения трудовой книжки, а дату приема сотрудника на работу, получится, что дата заполнения трудовой книжки будет предшествовать дате ее приобретения организацией, что, естественно, вызовет вопросы по поводу ее подлинности.

  • по приходу и расходу,
  • по учету движения.

Ответственность

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию (предпринимателя) и ее должностных лиц.

При этом размер штрафа составит:

  • для должностных лиц (например, руководителя) – от 1000 до 5000 руб.;
  • для предпринимателя – от 1000 до 5000 руб.;
  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

А за повторное нарушение грозит следующее:

  • для руководителя (должностного лица) – штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
  • для предпринимателя – штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для организации – штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Вкладыши для трудовых книжек как списать

Записи в трудовых осуществляются на русском языке – это одно из основных правил. Все книжки сотрудников компании находятся у руководителя или ответственного лица. Существует определенная административная ответственность за невыполнение или нарушение каких-либо правил, касающихся трудовых:

  • ведение,
  • хранение,
  • учет,
  • выдача.

Выдача самой книжки сотруднику, работающему в компании, по его просьбе запрещена. Исключением является ситуация, когда специалисту нужно предъявить рабочую книжку в фонд пенсионного страхования. Законодательством предписано, что до расторжения трудового договора всю ответственность за трудовую несет руководитель, а значит, и в этом случае тоже.

В других случаях работнику необходимо написать заявление на выдачу копии документа, на что работодателю отводится три дня. Копируется каждая заполненная страница трудовой, а затем утверждается печатью, подписью. Также на последнем листе фиксируется, что сотрудник по сей день работает в организации.

Работодатель может не отдать книжку при увольнении только в двух ситуациях:

  • сотрудник изъявляет нежелание забрать свой рабочий документ,
  • сотрудник просто не явился за рабочим документом.

По своему усмотрению начальник не имеет никакого права задерживать трудовую работника у себя. Если же это произошло, то владельцу необходимо обратиться в соответствующую инстанцию по охране труда или же в суд. Стоит заметить, что каждое дело имеет свой срок давности, который гражданин должен знать, подавая исковое заявление.

Книжки работников, которые не были получены при увольнении по определенным причинам, в том числе в связи со смертью, находятся в организации. По требованию их отдают родственникам. Но существуют соответствующие сроки по хранению трудовых, если они не были востребованы, – пятьдесят лет.

Законом установлена и уголовная ответственность, связанная с трудовыми книжками. Сюда входят случаи, когда эти документы были использованы с целью причинить вред владельцу или другим гражданам. Также ответственности подвергаются лица, которые вписывают незаконную информацию, заранее зная об этом.

Списание и уничтожение испорченных бланков

Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.

Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.

Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.

Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь
.

Как правило, делают подобное действо на территории предприятия
, чтобы каждый желающий мог убедиться в том, что документы уничтожены.

Второй способ – это шредировнаие
. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.

Самые грубые нарушения при заполнении трудовой – это ошибки, сделанные на первом листе. Если лицо, которое заполняет бланк, зафиксировало ошибочную запись при оформлении новой книжки, то данный документ будет считаться испорченным. Соответственно, такого рода документацию следует утилизировать. Существуют исключения, когда руководители организаций могут пренебречь правилами.

Сначала сотрудник, ответственный за данные действия, вместе с комиссией составляет акт, где прописываются основные аспекты:

  • название организации,
  • число,
  • заголовок,
  • запись о списании бланка,
  • запись принятия решения об уничтожении.
Предлагаем ознакомиться:  Считается ли служба в армии в трудовом стаже

Помимо этого, в документе необходимо оставить место для утверждения его работодателем, а также других лиц.

В одном акте может быть прописано списание нескольких непригодных бланков. Для этого нужно написать номер и серию каждого из них. Так как форма составления подобного документа является произвольной, то на усмотрение должностного лица могут быть указаны:

  • город, где находится организация,
  • причины списания,
  • способ уничтожения бланков и вкладышей (сжигание или измельчение в специальном приборе).

В акт вклеиваются предварительно вырезанные данные трудовых – серия и номер. В дальнейшем составленный акт подшивается в отдельную папку, где хранится длительное время. После того, как неверный бланк списан, сотруднику выдается новый и оформляется по закону без ошибок. Сам же испорченный бланк уничтожается.

К современным способам относятся шредирование – измельчение с помощью шредера (специальной машины). После проведения процедуры остатки отправляются на целлюлозный комбинат. Поскольку приобретать такую аппаратуру для небольших организаций может быть накладно, чаще всего прибегают к услугам специальных компаний. Измельчение можно проводить на мобильном шредере, который привозят непосредственно в организацию.

Другим методом уничтожения является сжигание. Рекомендуется сжигать испорченные бланки трудовых не на открытом огне или костре, а в котельной. Так можно быть уверенным, что документы сгорят полностью, без остатка. Кроме того, при сжигании на улице остатки могут разлетаться от ветра, что недопустимо.

Итак, чтобы оформление книжки работника являлось законным, необходимо присутствие самого сотрудника. Если в титульном листе была обнаружена ошибка, то бланк трудовой нужно списать и уничтожить, а взамен предложить новую книжку.

Хранение

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши

20 октября руководителю отдела кадров Е.Э. Громовой на основании заявки были выданы под отчет:

  • бланк трудовой книжки;
  • вкладыш в трудовую книжку.

21 октября Громова представила в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.

Уничтожение трудовых книжек

Ситуация: кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек?

В крупной организации ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. У небольшого работодателя из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Напомним, что в силу п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете указанные бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При увольнении работник должен расписаться в получении трудовика в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ).

Если все-таки работник (либо в случае смерти работника его ближайшие родственники) не забрал трудовую, работодатель обязан ее хранить до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации три года в силу п. 686 вышеназванного перечня. Книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей хранятся 75 лет, а их бланков — пять лет (п. 695).

В период хранения работнику может понадобиться копия или даже оригинал трудовой книжки. С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом. А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее.

Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

Довольно часто читатели спрашивают: где хранить трудовые книжки — в филиале или головной организации? А если организация зарегистрирована в одном городе, а деятельность фактически осуществляет в другом? Давайте разберемся.

Трудовое законодательство не поясняет, где хранить бланки в подобных случаях, это остается на усмотрение работодателя. С одной стороны, филиал (представительство) не является юридическим лицом, следовательно, все кадровые документы, в том числе трудовые книжки, должны находится в головной организации.

Сотрудник не пришёл за ТК, что делать?

В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте
по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.

Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии
до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.

Работник уволился из организации, но так и не пришёл за своей ТК? Не стоит спешить избавиться от документа, потому как законодательство обязывает руководителей хранить данные бланки в архиве на протяжении 50 лет.

В такой ситуации первоначально следует попытаться связаться с бывшим сотрудником или его родственниками.

Если связь потеряна, но у вас имеется адрес проживания лица, ТК может быть отправлена по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.

Увольнение

Получая трудовую книжку при увольнении, сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – 75 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены пунктом 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Заключение

Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.

Существует масса обязательств руководителя, связанных с книжками работников. Работа с данными документами является очень ответственным делом, так как именно трудовая дает право гражданину получать хорошую пенсию, насчитывая определенный стаж. Исходя из этого, ведение подобных бланков имеет правила и инструкции, нарушение которых может привести к серьезным последствиям. Например, это может повлечь за собой уничтожение трудовых книжек сотрудников.

Трудовые книжки нового образца

В России книжки для работников предприятий ввели довольно давно. Но новые, видоизмененные, появились с 2004 года. Главным отличием этих книжек является стандарт, позволяющий защитить документы от фальсификации:

  • водяной знак,
  • ворсинки (ультрафиолет),
  • химическая защита,
  • магнитные характеристики,
  • переплет нитью специального назначения.

Все это – обязательное и неотъемлемое условие для документа, содержащего сведения о работнике и его деятельности.

Ранее трудовые можно было приобрести почти в любой торговой точке. Сейчас закон установил правила, по которым определяется небольшое количество организаций, уполномоченных на распространение. К тому же теперь трудовые ведутся исключительно работодателями на всех сотрудников, которые трудятся в компании больше 5 дней. Исключением является:

  • если специалист работает по совместительству,
  • если руководитель – физическое лицо (не ИП).

Еще одна отличительная черта старых трудовых от новых – это совмещение двух разворотов о поощрениях в один раздел «сведения о награждениях».

Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее: оформление, учет, списание

Для оформления пенсии сотруднику потребуется оригинал трудовой книжки. Именно трудовая книжка является основным документом, подтверждающим период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015).

Уничтожение трудовой книжки

Работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки не позднее трех дней рабочих со дня, когда сотрудник представит соответствующее заявление. При этом максимум через три рабочих дня после получения трудовой книжки в отделении ПФР человек должен будет вернуть документ в организацию. Об этом сказано в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Как приобрести трудовую книжку

Нужно отметить, что требования для них прописываются официальными изготовителями. В обязанности компаний входят:

  • охранная функция,
  • транспортировка,
  • учет,
  • складирование.

Законные распространители должны продавать бланки и вкладыши государственного образца исключительно работодателям. Для оптовой покупки заранее отправляется заявительное письмо от покупателя в данную организацию и составляется договорное соглашение, где прописывается цена.

Когда человек приходит в первый раз устраиваться на работу, работодатель оформляет на него новый бланк трудовой за семь дней. При этом с данного сотрудника по закону вычитается сумма, потраченная на закупку документа. Есть случаи, когда руководитель самостоятельно покрывает расходы на книжку:

  • массовое уничтожение,
  • порча бланка.

В первом случае уничтожение трудовых может произойти по различным причинам (в том числе природные катаклизмы). Во втором причина – это неправильное заполнение первичных данных при оформлении самой книжки.

В каких случаях осуществляется списание трудовых книжек?

Документ о профессиональной деятельности необходимо подвергнуть списанию в следующих случаях.

В последний раз внешний вид трудовой книжки менялся в 2004 году. Этот вариант документа используется и по сей день. Но вполне может возникнуть такая ситуация, когда трудоустраиваться придет человек, имеющий старый вариант документа о профессиональной деятельности. Например, если он по какой-то причине имел огромный перерыв в стаже или работал все это время без должного оформления.

Самый распространенный случай списания трудовой книжки. Безусловно, все недочеты и помарки подобает корректировать, следуя некоторым правилам.

  • Во-первых, нельзя исправлять ошибки, сделанные на титульном листе документа. В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый.
  • Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
  • В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники. Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью. Такие трудовые книжки хранятся по закону 50 лет в архиве компании, а по истечении этого срока также должны быть уничтожены.

Испорченные бумаги измельчают с помощью шредера — специального аппарата или сжигают. Если документов, которые необходимо уничтожить, мало, то можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на мелкие кусочки. В случаях большого количества документов можно прибегнуть к услугам организаций, которые занимаются архивным хранением и уничтожением подобных документов.

Порядок списания

Порядок уничтожения трудовых книжек

Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия. Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать. Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников. Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.

Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.

, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector